1. Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn Đồng Phục Công Ty Cam Kết Giao Hàng Đúng Hẹn
1.1 Tiếp nhận yêu cầu đơn hàng
Đội ngũ kinh doanh tiếp nhận đầy đủ thông tin từ doanh nghiệp: số lượng, chất liệu, thời hạn giao, form dáng và các yêu cầu đặc biệt. Việc thu thập dữ liệu rõ ràng ngay từ đầu giúp giảm thiểu sai sót, đảm bảo quy trình sản xuất được khởi động nhanh và không phát sinh chậm tiến độ. Mọi dữ liệu được lưu trên hệ thống để các bộ phận liên quan nắm bắt đồng bộ.
Thông tin sau khi xác nhận sẽ được phân loại theo nhóm sản phẩm: sơ mi, quần tây, áo khoác, áo thun đồng phục. Cách làm này giúp rút ngắn thời gian điều phối và chuẩn bị nguyên vật liệu.
1.2 Đánh giá tính khả thi tiến độ
Bộ phận kế hoạch tiến hành rà soát năng lực chuyền may, lịch sản xuất hiện tại và tình trạng kho vải. Từ đó đưa ra thời gian hoàn thành chính xác, cam kết giao đúng ngày, không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố chồng chuyền. Việc đánh giá thực tế năng lực giúp dự trù rủi ro và đưa ra mốc tiến độ minh bạch cho khách hàng.
Kết quả được gửi lại dưới dạng timeline trực quan gồm: ngày bắt đầu sản xuất, ngày QC nội bộ, ngày đóng gói và ngày giao hàng dự kiến.
1.3 Chuyển thông tin sang bộ phận thiết kế
Sau khi tiến độ được xác nhận, toàn bộ dữ liệu sẽ được chuyển đến bộ phận thiết kế để lên mẫu ngay. Đây là bước quan trọng đảm bảo không bị trễ hạn bởi các vòng chỉnh sửa. Mẫu thiết kế được triển khai dựa trên bảng thông số đã thống nhất, hạn chế tối đa việc sai khác khiến sản xuất bị dừng lại.
Việc luân chuyển dữ liệu qua hệ thống giúp rút ngắn thời gian giao tiếp giữa các bộ phận, tạo sự mạch lạc – trơn tru – đúng tiến độ ngay từ đầu.
2. Xác nhận yêu cầu thiết kế trong 24 giờ
2.1 Thiết kế phác họa ban đầu
Ngay khi tiếp nhận yêu cầu, đội thiết kế tạo ra 2–3 phiên bản phác họa để doanh nghiệp lựa chọn. Thời gian phản hồi trong 24 giờ giúp giữ tiến độ liên tục, đặc biệt quan trọng với các đơn hàng gấp hoặc yêu cầu sự kiện. Từng yếu tố như màu sắc, chất liệu, bo cổ, tay áo đều được mô tả rõ để khách dễ hình dung.
Sự nhanh chóng ở bước này giúp rút ngắn 20–30% tổng thời gian xử lý đơn hàng, nhờ đó cam kết giao đúng hẹn luôn được đảm bảo.
2.2 Gửi bản mẫu và nhận phản hồi
Khách hàng nhận bản thiết kế qua email hoặc Zalo, kèm mô tả chi tiết: thông số, chất liệu, kỹ thuật in/thêu và gợi ý phối màu. Việc phản hồi được thực hiện trực tuyến để không làm gián đoạn tiến độ. Bất kỳ chỉnh sửa nào cũng được cập nhật lại trong vòng vài giờ, giúp quy trình thiết kế không bị kéo dài.
Bảng mô tả mẫu gồm:
• Màu sắc: theo Pantone
• Chất liệu: cotton, poly, mè
• Kỹ thuật in: lụa – UV – ép nhiệt
• Vị trí logo: ngực – tay – lưng
2.3 Chốt mẫu trước khi xuống chuyền
Khi khách hàng xác nhận bản thiết kế cuối cùng, bộ phận kỹ thuật tiến hành xử lý file rập và size chart. Đây là bước “đóng băng” thiết kế để đảm bảo không có thay đổi làm chậm tiến độ sản xuất. Việc chốt mẫu sớm giúp xưởng đặt vật tư, lên chuyền và chuẩn bị QC đúng kế hoạch.
Mẫu cuối được lưu vào hệ thống để toàn bộ xưởng – từ cắt rập → may → in/thêu → đóng gói – thực hiện thống nhất, giúp giảm thiểu sai lỗi và tránh phát sinh trễ hạn.
3. Lập kế hoạch sản xuất theo từng hạng mục
3.1 Phân chia hạng mục theo loại đồng phục
Ngay sau khi mẫu được chốt, bộ phận kế hoạch phân chia đơn hàng thành các hạng mục: cắt – may – in/thêu – QC – đóng gói. Quy trình tách nhỏ giúp kiểm soát tiến độ từng khâu, từ đó dễ dàng cam kết thời gian giao hàng. Việc chia tách theo module cũng hạn chế tình trạng nghẽn chuyền hoặc thiếu nhân lực đột xuất.
Các hạng mục được lập theo thứ tự ưu tiên: sản phẩm nhiều chi tiết xử lý trước, sản phẩm đơn giản xử lý sau. Cách làm này đảm bảo toàn bộ đơn được hoàn thiện đồng đều, không kéo dài ngày giao.
3.2 Tối ưu lịch trình cho từng công đoạn
Lịch trình được tạo theo dạng “timeline chạy song song”: cắt rập – may – in/thêu đều được kích hoạt theo từng mốc thời gian rõ ràng. Điều này giúp tránh tình trạng các bộ phận chờ nhau, khiến thời gian bị kéo dài. Lịch được cập nhật theo ngày để doanh nghiệp có thể theo dõi dễ dàng.
Mỗi công đoạn có mục tiêu cụ thể:
• Cắt vải: hoàn thành trong 1–2 ngày
• May: hoàn thành 60–80% tiến độ trước ngày QC
• In/thêu: chạy song song với may để không trễ hạn
Cách lập timeline này giúp tăng 20–30% tốc độ hoàn thiện.
3.3 Dự phòng cho tiến độ phát sinh
Trong mỗi kế hoạch sản xuất luôn có phần “buffer time” dành cho rủi ro như thiếu vật tư, mất điện, máy bảo trì hoặc thời tiết ảnh hưởng vận chuyển. Việc dự phòng thời gian giúp tiến độ vẫn đảm bảo ngay cả khi có phát sinh nhỏ. Đây là một trong những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp luôn giao đúng hẹn, đúng lịch.
Đội ngũ kế hoạch theo dõi và cập nhật tình trạng sản xuất theo từng ca để phát hiện sớm bất kỳ nguy cơ chậm tiến độ nào.
4. Ưu tiên tiến độ cho đơn hàng doanh nghiệp
4.1 Phân loại mức ưu tiên đơn hàng
Các đơn hàng doanh nghiệp, đặc biệt là đơn phục vụ sự kiện, khai trương hoặc chiến dịch nội bộ, được xếp vào nhóm “ưu tiên tiến độ”. Điều này giúp xưởng bố trí nhân sự và lịch chuyền tương ứng để đảm bảo thời gian hoàn thành chính xác. Việc phân loại ưu tiên cũng tránh tình trạng đơn hàng lớn bị chậm do trùng lịch sản xuất.
Những đơn cần gấp có chế độ “fast-track” như: ưu tiên cắt trước, mở thêm ca QC hoặc chạy thêu tối, bảo đảm đúng hạn cam kết.
4.2 Tăng số lượng nhân sự khi cần thiết
Khi đơn hàng doanh nghiệp có thời hạn gấp, xưởng sẽ kích hoạt mô hình tăng ca hoặc bổ sung nhân sự từ các chuyền khác. Mô hình phân bổ linh hoạt này giúp giữ vững tiến độ mà vẫn đảm bảo chất lượng. Xưởng duy trì đội ngũ dự phòng luôn trong trạng thái sẵn sàng cho mùa cao điểm.
Nhờ đó, đồng phục công ty của khách luôn được hoàn thành đúng ngày, không ảnh hưởng đến kế hoạch vận hành, sự kiện hay timeline truyền thông.
4.3 Kiểm tra tiến độ liên tục theo ca
Tiến độ được kiểm tra theo từng ca làm việc (sáng – chiều – tối). Mỗi ca đều có báo cáo sản lượng, thời gian hoàn thành và tỷ lệ lỗi. Nhờ vậy, bộ phận điều độ có thể điều chỉnh kịp thời nếu phát sinh chậm trễ. Các cảnh báo tự động trong hệ thống giúp phát hiện sớm vấn đề để không bị vỡ timeline.
Báo cáo được gửi về cho khách theo từng mốc: 30%, 60% và 90% tiến độ sản xuất → tạo sự minh bạch và tin tưởng.
5. Quản lý nguyên phụ liệu để không trễ hạn
5.1 Kiểm kho và đặt vật tư sớm
Ngay khi mẫu được duyệt, bộ phận vật tư lập danh sách nguyên liệu: vải, bo, khuy, chỉ, nhãn, túi PE và các vật tư in/thêu. Việc đặt hàng sớm giúp đảm bảo đủ vật liệu trước khi xuống chuyền, tránh trường hợp thiếu vải khiến tiến độ bị đứng lại. Đây là bước quan trọng để cam kết giao hàng đúng hẹn.
Vật tư được đánh dấu theo mã màu – mã lô để đảm bảo sự đồng nhất giữa các sản phẩm trong cùng đơn hàng.
5.2 Theo dõi nhà cung cấp theo thời gian thực
Nhà cung cấp vật tư được kết nối với hệ thống theo dõi để cập nhật tình trạng giao hàng theo thời gian thực. Khi có dấu hiệu giao trễ, đội vật tư sẽ ngay lập tức chuyển sang nhà cung cấp dự phòng. Cách kiểm soát chủ động này giúp quy trình sản xuất không bị gián đoạn.
Một số vật tư quan trọng như thun, vải poly, bo cổ luôn được dự trữ để đảm bảo bất kỳ đơn nào cũng có thể khởi động ngay.
5.3 Đối chiếu vật tư trước khi xuống chuyền
Trước ngày sản xuất, bộ phận vật tư và QC đối chiếu toàn bộ nguyên liệu để xác nhận: đủ số lượng – đúng màu – đúng chất liệu – không lỗi. Việc đối chiếu này giúp loại bỏ rủi ro phải sửa hoặc đổi vật tư giữa chừng, tránh làm chậm tiến độ.
Bảng checklist được sử dụng ở bước này gồm:
• Mã màu – Pantone
• Loại vải – GSM
• Kích thước bo cổ/tay
• Số lượng nhãn – tem – túi
Nhờ vậy, tiến độ luôn ổn định từ đầu đến cuối.
6. Kiểm soát chuyền may theo từng ca sản xuất
6.1 Theo dõi sản lượng thực tế từng ca
Bộ phận điều độ theo dõi sản lượng theo từng ca sản xuất để đảm bảo tiến độ không bị gián đoạn. Mỗi ca đều có báo cáo chi tiết: số lượng đã may, số lượng lỗi, thời gian hoàn thành và tốc độ trung bình. Việc theo dõi liên tục giúp kịp thời điều chỉnh khi tiến độ có nguy cơ chậm.
Báo cáo được tổng hợp vào cuối ngày để cập nhật tiến độ tổng thể. Những đơn hàng cần gấp có thể được đẩy sản lượng trong ca tiếp theo, đảm bảo không ảnh hưởng lịch giao.
6.2 Điều phối nhân sự khi có thay đổi sản lượng
Khi sản lượng thực tế thấp hơn dự kiến, bộ phận quản lý linh hoạt tăng nhân lực hoặc điều chuyển thợ sang các vị trí có tốc độ cao hơn. Cách điều phối khoa học này giúp giữ ổn định tiến độ, hạn chế tình trạng dồn việc vào cuối kỳ sản xuất.
Đội ngũ kỹ thuật cũng tham gia hỗ trợ để xử lý lỗi nhanh, giúp chuyền may không bị đứng quá lâu.
6.3 Kiểm soát lỗi trong ca để không làm gián đoạn
Lỗi phát sinh ở đầu chuyền được xử lý ngay thay vì để dồn lại. Việc giảm lỗi theo ca giúp tiết kiệm thời gian QC cuối và giảm nguy cơ sửa hàng nhiều, vốn là nguyên nhân dễ gây trễ hạn. Bộ phận QC đi ca cùng công nhân, kiểm soát chất lượng ngay tại máy.
Cách kiểm soát này giúp giảm 20–30% thời gian so với quy trình kiểm lỗi cuối chuyền truyền thống.
7. Báo cáo tiến độ real-time cho khách hàng
7.1 Cập nhật tiến độ theo từng mốc
Tiến độ được cập nhật theo các mốc 20% – 40% – 60% – 90% giúp doanh nghiệp luôn an tâm về tình trạng sản xuất. Mỗi mốc bao gồm hình ảnh thực tế, sản lượng hoàn thành và dự kiến ngày đóng gói. Việc cập nhật real-time tạo sự minh bạch và giảm thiểu lo lắng cho khách hàng khi cần tiến độ gấp.
Khách hàng có thể yêu cầu cập nhật bổ sung nếu muốn theo dõi kỹ hơn.
7.2 Ứng dụng phần mềm theo dõi đơn hàng
Hệ thống quản lý đơn hàng cho phép khách xem thời gian thực: số lượng đã may, mặt hàng nào đã hoàn thành, tình trạng vật tư và thời gian QC. Công nghệ này giúp loại bỏ tình trạng “không rõ tiến độ”, từ đó tăng độ tin cậy trong quá trình sản xuất.
Các phát sinh đều được thông báo ngay để khách hàng nắm rõ và cùng phối hợp điều chỉnh kịp thời.
7.3 Phản hồi trực tiếp qua nhóm hỗ trợ
Nhóm hỗ trợ vận hành gồm kinh doanh – điều độ – QC theo sát đơn hàng, sẵn sàng trả lời ngay khi khách cần. Các phản hồi nhanh giúp hạn chế mất thời gian chờ, đặc biệt quan trọng với những đơn hàng lớn. Việc duy trì liên lạc xuyên suốt giúp đảm bảo đúng tiến độ đã cam kết.
Khách có thể yêu cầu video call để xem trực tiếp tình trạng thực tế tại xưởng.
8. Quy trình QC nhanh để không làm chậm tiến độ
8.1 Kiểm tra lỗi tại từng công đoạn
Thay vì đợi đến cuối chuyền, lỗi được kiểm tra ngay tại từng công đoạn nhỏ: cắt vải – may thân – ráp cổ – lên bo – hoàn thiện. Cách làm này giúp phát hiện lỗi sớm và sửa ngay tại chỗ, tránh việc phải tháo chỉ lại toàn bộ. Kết quả là tiến độ sản xuất không bị gián đoạn.
Việc chia nhỏ điểm kiểm lỗi cũng giúp tỷ lệ sản phẩm đạt chuẩn cao hơn, giảm tải cho QC cuối.
8.2 Kiểm soát form dáng và kích thước
Kích thước áo được đo theo bảng size chart đã chốt. Chỉ cần lệch 0.5–1 cm là sản phẩm được kiểm tra lại ngay. Quy trình kiểm form theo lô nhỏ giúp đảm bảo tính đồng nhất và hạn chế việc sửa hàng. Các chỉ số vai, ngực, dài áo đều được báo cáo mỗi ca để theo dõi biến động.
Nhờ vậy, tiến độ giao hàng không bị trì trệ do lỗi form hàng loạt.
8.3 Giai đoạn kiểm tổng thể trước đóng gói
Trước khi đóng túi, sản phẩm được kiểm lại toàn bộ: chỉ thừa, logo, độ thẳng đường may, màu sắc và độ sạch. Việc kiểm tổng thể này diễn ra nhanh vì phần lớn lỗi đã được xử lý từ đầu chuyền. Cách QC “3 lớp” giúp giảm thời gian kiểm cuối 30–40%, góp phần đảm bảo ngày giao.
Sản phẩm đạt chuẩn được chuyển thẳng sang khu đóng gói để giữ tiến độ.
9. Chuẩn hóa đóng gói để tối ưu thời gian giao
9.1 Quy trình đóng gói theo tiêu chuẩn xưởng
Sản phẩm được gấp theo chuẩn kỹ thuật: thẳng form – không nhăn – bo cổ đặt đúng vị trí. Túi PE được đóng mép ngay để tránh bụi và ma sát. Khi quy trình đóng gói được chuẩn hóa, thời gian xử lý từng chiếc áo giảm đáng kể, góp phần bảo đảm giao hàng nhanh – đúng lịch.
Các đơn lớn được chia theo thùng để dễ kiểm đếm, tránh nhầm lẫn khi giao.
9.2 Dán tem mã vạch theo từng size
Tem mã vạch theo từng size giúp rút ngắn 50% thời gian kiểm đếm, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều điểm giao. Việc dán tem chuẩn cũng hỗ trợ khách dễ dàng quản lý kho, hạn chế thất lạc hàng hóa. Đây là bước quan trọng để tiến độ giao không bị kéo dài khi kiểm hàng cuối.
Hệ thống barcode cũng giảm thiểu sai size – sai màu khi số lượng lớn.
9.3 Chuẩn bị thùng giao theo tuyến vận chuyển
Thùng hàng được chia theo tuyến giao: nội thành – ngoại thành – tỉnh – kho tổng. Cách phân bổ này giúp đơn vị vận chuyển tối ưu hành trình, từ đó rút ngắn thời gian giao thực tế. Doanh nghiệp sẽ nhận được hàng đúng ngày – đúng giờ, hạn chế sai sót do chồng tuyến.
Mỗi thùng đều có checklist để đảm bảo không bỏ sót sản phẩm.
10. Theo dõi đơn hàng qua mã barcode nội bộ
10.1 Quét theo từng công đoạn sản xuất
Sản phẩm được gắn mã barcode từ lúc cắt vải, cho phép theo dõi hành trình sản xuất theo thời gian thực. Nhờ đó, bất kỳ công đoạn nào chậm tiến độ đều được phát hiện ngay. Việc ứng dụng barcode giúp tăng độ chính xác trong vận hành, đảm bảo tiến độ giao hàng ổn định.
Các chuyền may chỉ cần quét mã là biết được tình trạng và vị trí xử lý.
10.2 Tự động báo lỗi và cảnh báo chậm tiến độ
Hệ thống phát hiện sự bất thường như sản lượng giảm, thời gian may lâu hơn dự kiến hoặc tỷ lệ lỗi tăng. Khi có cảnh báo, bộ phận điều độ sẽ điều chỉnh nhân sự hoặc xử lý lỗi ngay. Điều này giúp ngăn chặn nguy cơ trễ hạn từ sớm thay vì đợi đến gần ngày giao.
Phần mềm cũng thống kê dữ liệu giúp tối ưu các đơn hàng sau.
10.3 Tổng hợp dữ liệu giao hàng cuối cùng
Toàn bộ thông tin sản xuất – QC – đóng gói được lưu trong mã barcode để phục vụ việc kiểm tra trước khi giao. Nhờ đó, hàng được đóng thùng chính xác, hạn chế tối đa thất lạc hoặc giao sai. Hệ thống còn tự động tạo lịch giao theo tuyến để đảm bảo đúng cam kết.
Báo cáo cuối được gửi cho khách trước khi giao để đối chiếu.
11. Phối hợp vận chuyển theo tuyến giao cố định
11.1 Tối ưu tuyến giao để rút ngắn thời gian
Đơn vị vận chuyển được sắp xếp theo tuyến cố định giúp giảm thời gian di chuyển và hạn chế phát sinh trễ hẹn. Với các đơn giao nội thành, tuyến giao cố định sẽ được tối ưu vào khung giờ ít kẹt xe. Điều này giúp doanh nghiệp nhận hàng đúng thời gian cam kết, không bị ảnh hưởng bởi thời tiết hoặc lưu lượng giao thông.
Việc tối ưu tuyến giao cũng giảm rủi ro thất lạc hoặc sai điểm giao.
11.2 Chia lô theo từng điểm nhận hàng
Khi doanh nghiệp có nhiều điểm giao, hàng hóa sẽ được chia lô theo từng địa điểm cụ thể. Mỗi lô hàng được dán mã tuyến, giúp đơn vị vận chuyển dễ xác định ưu tiên. Cách tổ chức này giúp hạn chế nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian kiểm đếm tại từng điểm.
Phân lô giao giúp đảm bảo đồng phục công ty đến đúng bộ phận – đúng số lượng – đúng ngày.
11.3 Theo dõi trạng thái giao hàng theo GPS
Đơn vị vận chuyển sử dụng GPS để cập nhật vị trí và thời gian dự kiến giao. Khi có thay đổi bất thường, hệ thống lập tức gửi cảnh báo. Nhờ đó, bộ phận điều độ có thể điều chỉnh kịp thời hoặc thông báo cho khách để tránh gián đoạn kế hoạch nội bộ.
Việc theo dõi GPS giúp đảm bảo minh bạch trong toàn bộ hành trình giao hàng.
12. Giải pháp giao hàng gấp cho sự kiện doanh nghiệp
12.1 Kích hoạt quy trình sản xuất nhanh
Khi khách hàng có sự kiện gấp, xưởng kích hoạt chế độ “speed-up”: tăng ca sản xuất, ưu tiên chuyền may và rút ngắn thời gian QC. Mục tiêu là đảm bảo đúng tiến độ mà vẫn giữ chất lượng ổn định. Quy trình này chỉ áp dụng cho các đơn yêu cầu gấp và được theo dõi sát sao bởi bộ phận điều độ.
Việc chủ động linh hoạt giúp doanh nghiệp nhận hàng kịp phục vụ sự kiện.
12.2 Ưu tiên vận chuyển trong ngày
Đối với đơn hàng gấp, bộ phận vận chuyển sắp xếp giao trong ngày hoặc giao theo giờ khách yêu cầu. Các tuyến giao được rút gọn, ưu tiên các điểm cần gấp. Điều này giúp đảm bảo đồng phục công ty được sử dụng đúng thời điểm, không ảnh hưởng lịch sự kiện.
Việc phối hợp chặt chẽ giữa sản xuất – QC – vận chuyển giúp duy trì tiến độ trơn tru.
12.3 Tăng tốc xử lý lỗi và sửa hàng
Nếu phát hiện lỗi nhỏ, bộ phận QC ưu tiên xử lý ngay lập tức, không chờ đến cuối chuyền. Việc sửa nhanh giúp đảm bảo sản phẩm đạt chuẩn mà không làm chậm tiến độ. Đây là yếu tố quan trọng giúp các đơn gấp vẫn giữ chất lượng và không bị trễ hạn.
Cách xử lý này giúp giảm đáng kể thời gian và rủi ro chậm tiến độ.
13. Dự phòng nhân sự cho mùa cao điểm
13.1 Bố trí nhân sự hỗ trợ theo ca
Trong các mùa cao điểm như cuối năm, bộ phận điều độ sẽ bố trí thêm nhân sự hỗ trợ từng ca để đảm bảo duy trì sản lượng ổn định. Nhờ vậy, tiến độ vẫn đúng kế hoạch ngay cả khi đơn hàng tăng đột biến. Việc bổ sung nhân sự dự phòng giúp hạn chế tối đa rủi ro trễ hạn.
Đội ngũ hỗ trợ được đào tạo trước, sẵn sàng đáp ứng ngay khi cần.
13.2 Tách chuyền sản xuất cho đơn lớn
Các đơn hàng lớn được tách ra nhiều chuyền để rút ngắn thời gian sản xuất. Cách phân bổ này giúp đảm bảo đồng bộ sản lượng giữa các bộ phận, không dồn việc vào cuối kỳ. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể cam kết đúng ngày giao, kể cả khi số lượng lớn.
Phân chuyền khoa học giúp sản phẩm lên đều, ổn định.
13.3 Dự phòng công nhân thay thế
Đội ngũ công nhân thay thế luôn trong trạng thái sẵn sàng để thay thế khi phát sinh nghỉ bất ngờ. Điều này đảm bảo tiến độ không bị gián đoạn vì thiếu nhân lực. Việc duy trì đội dự phòng giúp đảm bảo đồng phục công ty luôn được hoàn thành đúng lịch.
Cách làm này đặc biệt hiệu quả trong giai đoạn đơn hàng nhiều và cần tốc độ cao.
14. Đảm bảo tiến độ khi khách cần sửa mẫu
14.1 Chỉnh sửa nhanh theo yêu cầu
Khi khách yêu cầu sửa mẫu, đội thiết kế ưu tiên xử lý ngay để không làm chậm tiến độ. Các thay đổi nhỏ như màu sắc, bo cổ, vị trí logo có thể được điều chỉnh trong vài giờ. Việc phản hồi nhanh giúp hạn chế sự gián đoạn trong các công đoạn phía sau.
Cách làm này giúp giữ ổn định toàn bộ timeline.
14.2 Giữ nguyên file rập để tránh thay đổi lớn
Để không ảnh hưởng sản xuất, mọi chỉnh sửa chỉ thực hiện trong phạm vi cho phép, không thay đổi cấu trúc rập. Điều này giúp tránh phải làm lại hàng loạt, vốn là nguyên nhân gây trễ hạn nghiêm trọng. Bộ phận kỹ thuật chỉ cập nhật các phần liên quan đến thiết kế, không đụng vào form dáng.
Nhờ vậy tiến độ sản xuất được bảo toàn dù khách có sửa mẫu.
14.3 Điều chỉnh lịch sản xuất nếu cần thiết
Nếu chỉnh sửa lớn, xưởng sẽ điều chỉnh lại một phần timeline nhưng vẫn đảm bảo đúng ngày giao bằng cách tăng ca hoặc bổ sung nhân sự. Đây là phương án dự phòng giúp giữ đúng cam kết với khách hàng.
Cách điều chỉnh linh hoạt giúp tránh vỡ kế hoạch khi có phát sinh về mẫu.
15. Tối ưu máy móc để tăng tốc sản xuất
15.1 Bảo trì máy móc định kỳ
Xưởng duy trì lịch bảo trì định kỳ cho máy Juki, Kansai, máy thêu và máy ép nhiệt để đảm bảo hoạt động ổn định. Máy móc vận hành tốt giúp sản lượng cao và hạn chế lỗi kỹ thuật, từ đó giảm nguy cơ trễ hạn.
Việc bảo trì giúp tối ưu năng suất từng chuyền may.
15.2 Bổ sung máy khi sản lượng tăng
Khi sản lượng yêu cầu vượt quá khả năng hiện tại, xưởng sẽ bổ sung máy may hoặc mở thêm chuyền để đáp ứng tiến độ. Việc tăng máy kịp thời giúp không bị tắc nghẽn ở các công đoạn quan trọng.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể duy trì hiệu suất ổn định trong suốt mùa cao điểm.
15.3 Phân loại máy theo từng kỹ thuật
Các máy chuyên biệt như máy vắt sổ, máy thùa khuy, máy đính nút được phân bổ theo từng nhóm sản phẩm để tránh di chuyển nhiều lần. Việc phân loại giúp rút ngắn thời gian thao tác và hạn chế sai sót kỹ thuật.
Cách tổ chức khoa học này giúp đồng phục công ty được sản xuất nhanh và chuẩn hơn.
16. Cam kết giao đúng ngày theo hợp đồng
16.1 Thiết lập deadline rõ ràng ngay từ đầu
Ngay khi tiếp nhận đơn hàng, ngày giao chính thức được thống nhất trong hợp đồng. Việc xác định deadline từ đầu giúp toàn bộ xưởng chủ động kế hoạch sản xuất. Mọi bộ phận đều phải tuân thủ timeline này để đảm bảo tiến độ không bị chậm trễ. Đây là nền tảng để cam kết giao đúng ngày một cách minh bạch và chuyên nghiệp.
Khi có phát sinh, deadline chỉ được thay đổi nếu được khách hàng đồng ý.
16.2 Giữ timeline xuyên suốt qua từng công đoạn
Từng công đoạn như cắt, may, in/thêu, QC và đóng gói đều có mốc thời gian riêng. Việc duy trì timeline xuyên suốt giúp tiến độ được kiểm soát chặt chẽ và không bị dồn vào cuối kỳ. Quy trình này giúp giảm rủi ro “kẹt hàng” và đảm bảo sản phẩm hoàn thiện đúng hạn.
Các bộ phận phối hợp nhịp nhàng giúp đồng phục công ty luôn đi đúng lịch.
16.3 Báo cáo tiến độ trước ngày giao
Trước khi giao hàng, doanh nghiệp sẽ nhận được báo cáo 90% tiến độ gồm hình ảnh, sản lượng còn lại và dự kiến thời điểm đóng thùng. Việc cập nhật này giúp khách chủ động kế hoạch nội bộ, đồng thời là minh chứng cho việc tiến độ đang được đảm bảo đúng như cam kết.
Cách làm minh bạch giúp tăng niềm tin giữa khách hàng và xưởng sản xuất.
17. Biện pháp giảm rủi ro trễ hạn do vật tư
17.1 Dự trữ vật tư cơ bản quanh năm
Các vật tư quan trọng như vải trơn, vải poly, bo cổ và chỉ may được dự trữ liên tục để đảm bảo mọi đơn hàng có thể khởi động ngay. Việc chủ động kho vật tư giúp hạn chế tình trạng chậm tiến độ do nhà cung cấp giao hàng trễ. Đây là yếu tố quan trọng để duy trì tiến độ ổn định trong mùa cao điểm.
Kho dự trữ được kiểm hàng định kỳ để tránh thiếu sót.
17.2 Đa dạng nhà cung cấp thay thế
Xưởng duy trì nhiều nhà cung cấp khác nhau cho từng loại vật tư nhằm đảm bảo không phụ thuộc vào một nguồn duy nhất. Khi một nhà cung cấp trễ hạn, vật tư sẽ được chuyển sang nguồn dự phòng. Điều này giúp hạn chế tối đa rủi ro ngừng sản xuất.
Nhờ đó, tiến độ được giữ ổn định ngay cả khi thị trường biến động.
17.3 Kiểm tra vật tư trước khi xuống chuyền
Trước khi sản xuất, toàn bộ vật tư được kiểm tra kỹ về số lượng, màu sắc và chất lượng. Việc kiểm tra sớm giúp tránh lỗi hàng loạt, vốn là nguyên nhân gây trễ hạn nặng. Vật tư đạt chuẩn mới được đưa vào chuyền may để đảm bảo đồng phục công ty hoàn thiện đúng chất lượng và đúng thời gian.
Checklist được cập nhật để theo dõi từng lô vật tư.
18. Hỗ trợ giao hàng nhiều điểm cho doanh nghiệp
18.1 Chia hàng theo từng địa điểm
Khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc khu vực nhận hàng, thùng hàng sẽ được phân chia rõ theo từng địa điểm. Cách làm này giúp tránh nhầm lẫn khi giao và rút ngắn thời gian kiểm đếm tại nơi nhận. Thùng hàng có mã khu vực để đơn vị vận chuyển dễ nhận diện.
Giải pháp này đặc biệt hiệu quả với các hệ thống lớn như F&B hoặc bán lẻ.
18.2 Lập danh sách kiểm hàng cho từng nhóm
Danh sách kiểm hàng đi kèm giúp bộ phận nhận hàng xác nhận chính xác số lượng từng size – từng mẫu. Việc kiểm soát chi tiết giúp giảm rủi ro thất lạc hoặc nhầm size giữa các điểm nhận. Mỗi nhóm hàng đều có mã lô và bảng checklist rõ ràng.
Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý đồng phục nội bộ.
18.3 Theo dõi tiến độ giao theo từng điểm
Hệ thống giao hàng theo dõi từng điểm nhận riêng biệt. Khi một điểm đã giao thành công, trạng thái sẽ được cập nhật ngay. Nhờ đó, doanh nghiệp biết chính xác điểm nào đã nhận – điểm nào chưa, tránh tình trạng chậm trễ hoặc thất lạc hàng.
Cách theo dõi này giúp giữ đúng tiến độ tổng thể cho toàn bộ đơn hàng.
19. Chính sách đền bù khi giao hàng trễ hạn
19.1 Cam kết minh bạch trong hợp đồng
Chính sách đền bù được ghi rõ trong hợp đồng nhằm thể hiện sự nghiêm túc trong cam kết giao đúng hạn. Khách hàng được bảo vệ quyền lợi và biết rõ trách nhiệm của xưởng khi có phát sinh chậm trễ. Điều này tạo ra sự minh bạch và củng cố niềm tin hợp tác.
Chính sách rõ ràng giúp khách an tâm khi đặt những đơn hàng lớn.
19.2 Hình thức đền bù linh hoạt
Tùy trường hợp, khách hàng có thể nhận đền bù bằng chiết khấu, hoàn phí hoặc sản xuất lại một phần đơn hàng. Các hình thức được xem xét dựa trên mức độ trễ hạn và tác động đến kế hoạch của khách. Mục tiêu là giữ quan hệ hợp tác bền vững và đảm bảo công bằng.
Việc đền bù thể hiện trách nhiệm của đơn vị sản xuất.
19.3 Quy trình xử lý khiếu nại nhanh
Khi có phản hồi liên quan tiến độ, đội ngũ chăm sóc khách hàng tiếp nhận và xử lý trong vòng 24 giờ. Các trường hợp trễ hạn nghiêm trọng sẽ được ưu tiên giải quyết ngay. Việc phản hồi nhanh giúp giảm thiểu tổn thất cho khách hàng và khôi phục niềm tin.
Quy trình rõ ràng giúp tránh kéo dài tranh chấp.
20. Lợi ích khi đặt may tại xưởng chủ động tiến độ
20.1 Chủ động từ thiết kế đến sản xuất
Làm việc trực tiếp với xưởng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian do không qua trung gian. Mọi bước từ lên mẫu – xử lý rập – sản xuất đều diễn ra trong một quy trình khép kín, giúp giữ tiến độ chính xác và hạn chế phát sinh. Đây là ưu điểm mà doanh nghiệp rất cần khi đặt hàng gấp hoặc số lượng lớn.
Sự chủ động giúp giảm chi phí lẫn thời gian.
20.2 Giao hàng nhanh hơn nhờ không lệ thuộc trung gian
Không phụ thuộc bên thứ ba giúp xưởng chủ động lịch giao và tránh rủi ro trễ hạn do chồng tuyến vận chuyển. Sản phẩm từ chuyền may → QC → đóng gói → giao ngay trong ngày nếu cần. Điều này giúp doanh nghiệp nhận hàng nhanh hơn so với mô hình đại lý.
Đây là lợi thế rõ rệt khi doanh nghiệp có yêu cầu thời gian gấp.
20.3 Kiểm soát chất lượng và tiến độ cùng lúc
Khi đặt may trực tiếp tại xưởng, khách hàng có thể theo dõi tiến độ thực tế và kiểm tra chất lượng ngay tại xưởng nếu muốn. Điều này giúp giảm rủi ro sai mẫu – sai màu – sai form và giữ tiến độ ổn định từ đầu đến cuối.
