1. Quy trình Công Ty May Gia Công Đặt Cọc Nhận Hàng
1.1 Xác nhận yêu cầu và tư vấn ban đầu
Doanh nghiệp sẽ được tư vấn chi tiết về mẫu mã, chất liệu, màu sắc, cũng như mức độ phức tạp của đơn hàng trước khi tiến hành đặt cọc nhận hàng. Giai đoạn này giúp hai bên hiểu rõ phạm vi công việc và thống nhất phương án may phù hợp. Khi yêu cầu càng rõ ràng, quá trình sản xuất may gia công sẽ diễn ra trơn tru, hạn chế rủi ro phát sinh.
Đội ngũ kỹ thuật của xưởng sẽ phân tích nhu cầu thực tế, gợi ý những thiết kế phù hợp từng ngành nghề. Việc này đảm bảo doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan trước khi quyết định đặt cọc, đồng thời rút ngắn thời gian chỉnh sửa mẫu về sau.
1.2 Chốt mẫu – báo giá – ký thỏa thuận
Sau khi tư vấn, hai bên tiến hành chốt các yếu tố quan trọng: mẫu thiết kế, form dáng, chất liệu, màu, logo in/thêu. Một bảng báo giá minh bạch sẽ được cung cấp để doanh nghiệp nắm rõ toàn bộ chi phí. Đây là bước quan trọng trước khi tiến vào giai đoạn đặt cọc.
Khi mẫu và giá đã thống nhất, doanh nghiệp sẽ ký thỏa thuận sản xuất. Thỏa thuận bao gồm: tiến độ sản xuất, thời gian giao hàng, quy định đổi – sửa – làm lại. Điều này giúp giảm nhầm lẫn và bảo vệ quyền lợi của cả doanh nghiệp lẫn xưởng may gia công.
1.3 Tiến hành đặt cọc và xác nhận đơn hàng
Khi đặt cọc được thực hiện, đơn hàng chính thức được đưa vào kế hoạch sản xuất. Xưởng sẽ gửi phiếu xác nhận, mã đơn hàng và lịch trình dự kiến. Doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ tiến độ xuyên suốt.
Khoản đặt cọc nhằm đảm bảo sự cam kết của cả hai bên, giúp xưởng chủ động vật tư, vải, phụ liệu, tránh chậm trễ. Đây là quy trình tiêu chuẩn khi làm việc với hình thức đặt cọc nhận hàng trong ngành may mặc.
2. Lợi ích khi may gia công theo đặt cọc
2.1 Đảm bảo tiến độ sản xuất và vật tư
Hình thức đặt cọc giúp xưởng may chuẩn bị nguyên phụ liệu sớm, từ đó tăng khả năng chủ động khi triển khai đơn hàng. Điều này đặc biệt quan trọng với những đơn đồng phục theo yêu cầu cần số lượng lớn hoặc mẫu phức tạp. Với kế hoạch rõ ràng, xưởng sẽ hạn chế hoàn toàn tình trạng thiếu vải, thiếu phụ kiện.
Quy trình này giúp doanh nghiệp nhận hàng đúng lịch đã thỏa thuận. Việc đặt cọc không chỉ thể hiện sự cam kết mà còn giúp toàn bộ dây chuyền sản xuất vận hành nhịp nhàng.
2.2 Giữ mức giá tốt và không lo biến động
Khi doanh nghiệp đặt cọc sớm, giá nguyên liệu sẽ được cố định. Điều này đặc biệt quan trọng trong thời kỳ giá vải, mực in, phụ liệu biến động. Nhờ đó, đơn vị may gia công cam kết không tăng giá trong suốt quá trình sản xuất – giao hàng.
Việc ổn định chi phí giúp doanh nghiệp dễ lập ngân sách, tránh tình huống phải thương lượng lại giá. Đây là lợi ích thực tế mà nhiều doanh nghiệp ưu tiên khi hợp tác với xưởng yêu cầu đặt cọc nhận hàng.
2.3 Tăng độ ưu tiên khi xưởng sắp lịch sản xuất
Doanh nghiệp đặt cọc sớm sẽ được ưu tiên đưa vào lịch sản xuất, nhất là giai đoạn cao điểm (tháng 3–5 và 8–11). Việc này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch đồng phục cho sự kiện, onboarding, khai trương hoặc chiến dịch thương hiệu.
Xưởng cũng dễ dàng phân bổ nguồn lực phù hợp, đảm bảo sản phẩm hoàn thiện đúng tiêu chuẩn, hạn chế lỗi và rút ngắn thời gian kiểm hàng.
3. Điều kiện cần trước khi tiến hành đặt cọc
3.1 Thống nhất mẫu thiết kế và yêu cầu kỹ thuật
Trước khi doanh nghiệp tiến hành đặt cọc nhận hàng, hai bên cần thống nhất đầy đủ mẫu thiết kế, chất liệu, màu sắc, vị trí in thêu và các yêu cầu đặc thù. Đây là bước quan trọng giúp quy trình may gia công diễn ra chính xác, hạn chế chỉnh sửa.
Việc thống nhất chi tiết từ đầu giúp doanh nghiệp nắm rõ sản phẩm cuối cùng, đồng thời giúp xưởng lên kế hoạch nguyên phụ liệu chuẩn xác. Chỉ khi mọi yếu tố đã được rõ ràng, việc đặt cọc mới đảm bảo an toàn cho cả hai bên.
3.2 Kiểm tra tính khả thi và tiến độ sản xuất
Xưởng sẽ đánh giá năng lực sản xuất, thời gian dự kiến và khả năng đáp ứng theo số lượng doanh nghiệp yêu cầu. Nếu đơn hàng yêu cầu gấp, xưởng sẽ điều phối nhân sự, máy móc và dây chuyền phù hợp để đảm bảo tiến độ.
Việc kiểm tra khả thi trước đặt cọc giúp doanh nghiệp tránh tình huống trễ hẹn, đồng thời tạo sự minh bạch trong quá trình hợp tác. Đây là tiêu chuẩn làm việc chuyên nghiệp của các xưởng may gia công lớn.
4. Cam kết tiến độ sản xuất sau khi đặt cọc
4.1 Lập lịch trình sản xuất chi tiết
Ngay sau khi nhận cọc, xưởng sẽ lập timeline sản xuất gồm các giai đoạn: chuẩn bị vật tư, cắt rập, may mẫu, may số lượng, kiểm hàng, đóng gói và giao hàng. Timeline rõ ràng giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ minh bạch.
Lịch trình này được xem là cam kết về mặt thời gian của xưởng đối với doanh nghiệp. Nhờ đó, quá trình đặt cọc nhận hàng trở nên an toàn và đáng tin cậy hơn.
4.2 Kiểm soát tiến độ bằng báo cáo định kỳ
Trong suốt quá trình sản xuất, xưởng sẽ cập nhật các mốc hoàn thành để doanh nghiệp nắm thông tin kịp thời. Việc báo cáo giúp hạn chế sai lệch khi sản xuất số lượng lớn, đồng thời tăng hiệu suất giao tiếp giữa hai bên.
Cơ chế kiểm soát tiến độ này là một trong những lý do khiến nhiều doanh nghiệp lựa chọn xưởng may gia công chuyên nghiệp thay vì các đơn vị nhỏ lẻ.
5. Tiêu chuẩn kiểm hàng trước khi nhận sản phẩm
5.1 Đo kiểm form dáng và thông số kỹ thuật
Khi đơn hàng hoàn thiện, đội QC tiến hành đo kiểm toàn bộ thông số: vai, ngực, dài áo, chiều dài tay, độ co giãn và các chi tiết đường may. Điều này đảm bảo sản phẩm đúng thiết kế trước khi giao cho doanh nghiệp.
Việc kiểm form kỹ lưỡng giúp hạn chế lỗi hàng loạt – một trong những rủi ro phổ biến của may gia công với số lượng lớn. Đây là bước không thể thiếu trước khi doanh nghiệp nhận hàng.
5.2 Kiểm tra chất liệu, in thêu và độ bền màu
QC kiểm tra vải xem có sai màu, loang màu hay sai lô vải so với mẫu đã duyệt. Với logo in/thêu, QC đánh giá độ bám mực, độ sắc nét và khả năng chịu giặt. Chỉ những sản phẩm đạt tiêu chuẩn mới được đóng gói.
Quy trình này đảm bảo doanh nghiệp nhận được thành phẩm đúng như thỏa thuận khi đặt cọc nhận hàng, tránh mất thời gian đổi trả.
6. Tư vấn mẫu mã trước khi chốt đặt cọc
6.1 Gợi ý mẫu phù hợp ngành nghề
Trước khi đặt cọc, xưởng sẽ tư vấn các mẫu đồng phục theo yêu cầu dựa trên tính chất công việc: văn phòng, kho vận, nhà hàng, kỹ thuật, trường học… Điều này giúp doanh nghiệp chọn được kiểu dáng phù hợp nhất với hình ảnh thương hiệu.
Tư vấn đúng ngành nghề giúp tối ưu công năng sử dụng, tăng độ thoải mái cho nhân viên và giảm chi phí chỉnh sửa mẫu sau này.
6.2 Lựa chọn chất liệu phù hợp ngân sách
Doanh nghiệp được tư vấn chi tiết về ưu – nhược điểm của từng loại vải: cotton, CVC, poly mè, thun cá sấu, thun thể thao… giúp đưa ra lựa chọn đúng ngân sách và nhu cầu.
Nhờ tư vấn trước đặt cọc, doanh nghiệp hạn chế rủi ro chọn sai chất liệu, đặc biệt với các đơn may gia công số lượng lớn. Đây là bước quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng.
7. Báo giá minh bạch trước khi khách đặt cọc
7.1 Giải thích rõ từng hạng mục trong báo giá
Xưởng sẽ gửi báo giá chi tiết từng phần: chất liệu, công may, công in/thêu, phụ liệu và phí phát sinh (nếu có). Việc minh bạch báo giá giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh, đối chiếu và dự trù ngân sách.
Quy trình này hạn chế hoàn toàn rủi ro tăng giá khi đã đi vào sản xuất – điều mà nhiều doanh nghiệp từng gặp phải khi làm việc với các đơn vị nhỏ lẻ.
Để đảm bảo sự rõ ràng, toàn bộ báo giá sẽ đi kèm mô tả kỹ thuật và hình ảnh tham khảo. Điều này giúp doanh nghiệp hình dung chính xác sản phẩm sẽ nhận được sau khi đặt cọc nhận hàng.
7.2 Bảng mô tả chi tiết các yếu tố ảnh hưởng đến giá
| Yếu tố | Ảnh hưởng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Loại vải | Cao – Trung – Thấp | Thun cá sấu giá cao hơn poly mè |
| Kỹ thuật may | Cao | May tăng cường, bo cổ – bo tay |
| In/Thêu logo | Trung – Cao | Thêu vi tính giá cao hơn in lụa |
| Số lượng đặt | Giảm giá theo nấc | Số lượng càng lớn, giá càng tốt |
Việc cung cấp bảng so sánh giúp doanh nghiệp dễ ra quyết định và chủ động tối ưu chi phí.
8. Mức đặt cọc linh hoạt cho doanh nghiệp
8.1 Linh hoạt theo số lượng và yêu cầu thiết kế
Xưởng sẽ đưa ra mức đặt cọc phù hợp dựa trên số lượng, chất liệu, mức độ phức tạp và thời gian cần giao hàng. Với những đơn hàng lớn, mức đặt cọc được thiết kế linh hoạt để hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc triển khai.
Cách làm này đảm bảo cả hai bên đều an tâm: doanh nghiệp kiểm soát được chi phí, còn xưởng may gia công có thể chuẩn bị vật tư đúng tiến độ.
8.2 Bảng minh họa mức đặt cọc phổ biến
| Quy mô đơn hàng | Mức đặt cọc tham khảo |
|---|---|
| 50 – 100 sản phẩm | 20% |
| 100 – 500 sản phẩm | 30% |
| 500 – 2.000 sản phẩm | 40% |
| Trên 2.000 sản phẩm | 50% |
Bảng chỉ mang tính tham khảo, mức cọc thực tế sẽ dựa vào điều kiện và yêu cầu thực tế của mỗi doanh nghiệp.
8.3 Ưu tiên đặc biệt cho khách hàng lâu năm
Với những doanh nghiệp đã hợp tác nhiều lần, xưởng sẽ áp dụng mức đặt cọc ưu tiên hoặc kéo giãn tiến độ thanh toán. Điều này tạo sự gắn kết lâu dài và mang lại lợi ích cho cả hai bên trong quá trình hợp tác.
9. Quy định đổi – sửa mẫu sau khi đặt cọc
9.1 Xác nhận mẫu cuối cùng trước khi sản xuất hàng loạt
Trước khi vào sản xuất đại trà, doanh nghiệp sẽ được duyệt mẫu thật (sample). Mẫu này bao gồm form dáng, chất liệu, màu sắc và vị trí in/thêu. Khi doanh nghiệp đồng ý, xưởng mới bắt đầu may số lượng.
Điều này giúp đảm bảo mọi chi tiết được kiểm soát, giảm rủi ro sai sót trong quá trình may gia công và hạn chế chi phí phát sinh.
9.2 Chính sách đổi – sửa áp dụng trong từng trường hợp
Xưởng sẽ hỗ trợ sửa mẫu miễn phí nếu lỗi thuộc về kỹ thuật của xưởng (màu sai, chất liệu sai, may sai form). Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn đổi mẫu do thay đổi ý tưởng sau khi đặt cọc, xưởng sẽ báo phí điều chỉnh hợp lý.
Dưới đây là bảng minh họa:
| Tình huống | Hỗ trợ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Lỗi kỹ thuật của xưởng | Sửa miễn phí | Có biên bản xác nhận |
| Doanh nghiệp đổi ý | Thu phí theo mức độ | Tốn thời gian làm lại mẫu |
| Thay đổi logo | Phí làm rập/in mới | Tùy công nghệ in/thêu |
9.3 Lợi ích của việc kiểm mẫu kỹ trước khi duyệt
Khi mẫu được rà soát kỹ, doanh nghiệp vừa an tâm về chất lượng, vừa tiết kiệm thời gian kiểm hàng ở giai đoạn sau. Đây là yếu tố then chốt giúp quy trình đặt cọc nhận hàng diễn ra suôn sẻ.
10. Thời gian hoàn thiện sản phẩm theo hợp đồng
10.1 Lập timeline rõ ràng cho từng đơn hàng
Xưởng sẽ cung cấp lịch trình sản xuất gồm 5 giai đoạn: chuẩn bị nguyên liệu, cắt – may, ráp bo – ráp logo, kiểm QC và đóng gói. Mỗi giai đoạn đều có thời gian cụ thể để doanh nghiệp theo dõi.
Việc có timeline rõ ràng giúp hai bên tránh chậm tiến độ, đặc biệt trong những mùa cao điểm khi lượng đơn may gia công tăng cao.
10.2 Thời gian thực hiện theo quy mô đơn hàng
Bảng tham khảo thời gian sản xuất:
| Số lượng | Thời gian dự kiến |
|---|---|
| 50 – 200 sản phẩm | 5 – 7 ngày |
| 200 – 1.000 sản phẩm | 7 – 12 ngày |
| 1.000 – 5.000 sản phẩm | 12 – 20 ngày |
| Trên 5.000 sản phẩm | Lên kế hoạch riêng |
Thực tế, xưởng có thể rút ngắn thời gian khi doanh nghiệp cần gấp, nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và quy trình QC đầy đủ.
10.3 Cam kết giao hàng đúng hạn theo hợp đồng
Để đảm bảo đúng cam kết, xưởng luôn giữ một phần công suất dự phòng cho các đơn cần giao gấp hoặc yêu cầu đặc biệt. Khi doanh nghiệp đã đặt cọc nhận hàng, đơn hàng sẽ được ưu tiên lên lịch sớm hơn, giúp đảm bảo đúng deadline đã ký kết.
11. Chọn chất liệu phù hợp trước khi đặt cọc
11.1 Đánh giá yêu cầu sử dụng của doanh nghiệp
Trước khi chốt chất liệu, doanh nghiệp cần xác định môi trường làm việc: điều hòa văn phòng, kho vận nhiều vận động, hay ngành dịch vụ cần tính thẩm mỹ cao. Mỗi môi trường sẽ phù hợp với từng nhóm vải khác nhau.
Việc này giúp hạn chế sai chất liệu – một trong những nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp phải sửa mẫu nhiều lần sau khi may gia công.
Xưởng sẽ đề xuất 2–3 loại vải phù hợp nhất để doanh nghiệp so sánh ưu – nhược điểm, từ đó đưa ra quyết định tối ưu nhất trước khi đặt cọc nhận hàng.
11.2 Bảng so sánh chất liệu phổ biến
| Chất liệu | Đặc điểm | Phù hợp ngành |
|---|---|---|
| Cotton 100% | Thoáng – mềm – thấm mồ hôi | Văn phòng, giáo dục |
| CVC | Cân bằng mát – bền | Kho vận, bán hàng |
| Poly mè | Siêu nhẹ – không nhăn | Dịch vụ – kỹ thuật |
| Cá sấu dày | Sang – đứng form | Nhà hàng – tiếp tân |
Bảng này giúp doanh nghiệp hình dung rõ sự khác biệt, tránh chọn sai chất liệu ngay từ đầu.
12. May mẫu test trước khi tiến hành đặt cọc
12.1 Tạo mẫu đầu tiên theo đúng yêu cầu
Xưởng sẽ may 1 mẫu test dựa trên thông tin kỹ thuật đã thống nhất: chất liệu, form dáng, đường may, logo in/thêu. Đây là mẫu cực kỳ quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm sản xuất số lượng lớn sau này.
Quy trình này đặc biệt cần thiết với các đơn đồng phục theo yêu cầu có thiết kế riêng, giúp doanh nghiệp xem trước sản phẩm thật thay vì chỉ nhìn bản thiết kế 2D.
12.2 Doanh nghiệp kiểm tra và đề xuất chỉnh sửa
Khi nhận mẫu test, doanh nghiệp sẽ kiểm tra lại toàn bộ: độ vừa vặn, độ bám mực in, màu sắc, sự thoải mái khi vận động. Nếu có điểm cần điều chỉnh, xưởng sẽ ghi nhận và sửa mẫu đến khi đạt yêu cầu.
Bảng đánh giá mẫu test:
| Hạng mục | Cần kiểm tra | Ghi chú |
|---|---|---|
| Form dáng | Vai – ngực – eo – tay | Phù hợp theo size |
| Độ thoáng | Mức độ nóng – bí | Tùy ngành nghề |
| Logo in/thêu | Độ sắc nét – bám màu | Yêu cầu test giặt |
| Màu sắc | Trùng với bảng Pantone | Kiểm dưới ánh sáng D65 |
12.3 Chốt mẫu cuối cùng trước khi sản xuất
Khi mẫu test được duyệt, đơn hàng chính thức chuyển sang bước đặt cọc hoặc sản xuất hàng loạt (nếu đã cọc trước). Đây là bước giúp doanh nghiệp an tâm 100% về chất lượng trước khi xưởng xử lý số lượng lớn.
13. Chính sách hoàn trả trong trường hợp đặc biệt
13.1 Hoàn trả khi lỗi kỹ thuật từ xưởng
Nếu hàng giao có lỗi nghiêm trọng như sai chất liệu, sai màu hoặc sai form hàng loạt, xưởng sẽ thực hiện hoàn trả hoặc sản xuất lại toàn bộ mà không tính thêm chi phí. Đây là cam kết của các đơn vị may gia công chuyên nghiệp.
Chính sách này giúp doanh nghiệp yên tâm hơn khi đặt cọc nhận hàng, đặc biệt với những đơn hàng lớn trên 500 – 2.000 sản phẩm.
13.2 Điều kiện hoàn trả với các trường hợp phát sinh từ phía doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp đổi mẫu, đổi logo hoặc thay đổi thiết kế sau khi đã duyệt mẫu, xưởng sẽ không áp dụng hoàn trả mà tính phí điều chỉnh hợp lý. Điều này nhằm đảm bảo công bằng trong hợp tác.
Bảng minh họa:
| Tình huống | Hỗ trợ | Phát sinh |
|---|---|---|
| Lỗi kỹ thuật của xưởng | Hoàn trả/ sản xuất lại | Không tính phí |
| Doanh nghiệp đổi ý | Không hoàn trả | Tính phí làm lại |
| Yêu cầu thêm công đoạn mới | Không hoàn trả | Báo giá bổ sung |
13.3 Quy trình xác minh trước khi xử lý hoàn trả
Xưởng và doanh nghiệp cùng lập biên bản kiểm hàng, ghi nhận hình ảnh, số lượng sản phẩm lỗi và nguyên nhân. Quy trình minh bạch giúp cả hai bên tránh tranh chấp và xử lý vấn đề nhanh chóng.
14. Hướng dẫn kiểm tra lô hàng khi nhận áo
14.1 Kiểm tra số lượng và size trước tiên
Doanh nghiệp nên kiểm tra tổng số lượng theo từng size ngay khi nhận hàng. Đây là bước đầu tiên nhưng cực kỳ quan trọng để tránh nhầm lẫn, đặc biệt với đơn hàng trên 300 sản phẩm có nhiều size khác nhau.
Việc kiểm size trước giúp phát hiện nhanh các sai lệch và gửi phản hồi kịp thời cho xưởng may gia công.
14.2 Kiểm tra chất lượng bằng bảng checklist
Doanh nghiệp có thể sử dụng một checklist kiểm hàng đơn giản nhưng hiệu quả:
| Hạng mục | Đạt | Không đạt |
|---|---|---|
| Đường may thẳng, chắc | ☐ | ☐ |
| Logo in/thêu sắc nét | ☐ | ☐ |
| Màu đúng như mẫu duyệt | ☐ | ☐ |
| Form dáng đúng size | ☐ | ☐ |
| Không lỗi bụi chỉ – lem mực | ☐ | ☐ |
Checklist này giúp việc kiểm hàng nhanh, khoa học và hạn chế bỏ sót lỗi.
14.3 Chụp ảnh – ghi chú khi phát hiện lỗi
Nếu có sản phẩm lỗi, doanh nghiệp nên chụp ảnh và ghi chú lại từng lỗi chi tiết để gửi cho xưởng xử lý. Các xưởng chuyên nghiệp thường phản hồi trong vòng 24 giờ để hỗ trợ nhanh nhất.
15. Bảo hành sản phẩm sau khi nhận hàng
15.1 Điều kiện bảo hành tiêu chuẩn
Xưởng may áp dụng chính sách bảo hành cho các lỗi kỹ thuật như bung chỉ, sút bo, lem màu hoặc thêu sai vị trí. Điều kiện bảo hành áp dụng khi sản phẩm còn mới và chưa sử dụng trong môi trường khắc nghiệt vượt tiêu chuẩn.
Chính sách rõ ràng giúp doanh nghiệp an tâm hơn khi hợp tác, đặc biệt với các đơn hàng may gia công số lượng lớn.
Xưởng sẽ tiếp nhận phản hồi trong vòng 24–48 giờ kể từ khi nhận được thông tin lỗi. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp trong quy trình đặt cọc nhận hàng – sản xuất – giao hàng – hậu mãi.
15.2 Bảng minh họa phạm vi bảo hành
| Lỗi sản phẩm | Nằm trong bảo hành | Ghi chú |
|---|---|---|
| Bung chỉ – lệch đường may | Có | Không qua sử dụng nặng |
| Lem mực in | Có | Kèm hình ảnh xác minh |
| Sai màu vải hàng loạt | Có | Do lỗi nhà cung cấp |
| Hư hỏng do sử dụng sai cách | Không | Không thuộc lỗi xưởng |
15.3 Chính sách hỗ trợ ngoài phạm vi bảo hành
Nếu doanh nghiệp muốn sửa hoặc thay mới vì lý do thay đổi bộ nhận diện thương hiệu, thay logo hoặc tăng chất lượng vải, xưởng sẽ hỗ trợ làm lại với chi phí ưu đãi. Điều này thể hiện mong muốn hợp tác lâu dài và đồng hành bền vững với doanh nghiệp.
16. Quy trình ký hợp đồng may gia công
16.1 Thống nhất điều khoản trước khi ký
Trước khi ký hợp đồng, hai bên cùng rà soát các điều khoản quan trọng: số lượng, chất liệu, thời gian giao hàng, tiêu chuẩn QC và chính sách bảo hành. Việc thống nhất từ đầu giúp quy trình may gia công diễn ra rõ ràng và hạn chế tranh chấp.
Việc này cũng giúp doanh nghiệp nắm rõ trách nhiệm của mỗi bên, đặc biệt khi các lô hàng lớn trên 1.000 – 5.000 sản phẩm cần theo dõi sát sao.
16.2 Các điều khoản quan trọng trong hợp đồng
Một hợp đồng chuẩn thường bao gồm các hạng mục sau:
| Hạng mục | Nội dung |
|---|---|
| Tiến độ sản xuất | Timeline từng giai đoạn |
| Chất liệu | Tên vải – mã màu – định lượng |
| Công nghệ in/thêu | Mô tả kỹ thuật – vị trí logo |
| Chính sách đổi trả | Điều kiện áp dụng |
| Điều khoản thanh toán | Mức cọc – thời điểm thanh toán |
16.3 Lợi ích của việc ký hợp đồng rõ ràng
Hợp đồng là căn cứ pháp lý cho cả hai bên. Điều này cực kỳ quan trọng với những doanh nghiệp cần đặt cọc nhận hàng để đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng.
Một bản hợp đồng rõ ràng giúp việc phối hợp trở nên mượt mà và hạn chế sai lệch trong quá trình sản xuất.
17. Đảm bảo đồng bộ mẫu giữa các lần đặt hàng
17.1 Lưu trữ hồ sơ kỹ thuật cho từng doanh nghiệp
Xưởng sẽ lưu toàn bộ thông số kỹ thuật, mẫu vải, màu sắc, logo in/thêu và form size để đảm bảo các lần đặt hàng sau hoàn toàn đồng nhất.
Điều này cực kỳ quan trọng với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc liên tục tuyển dụng nhân sự mới.
Việc lưu hồ sơ kỹ thuật giúp quá trình may gia công nhanh hơn và giảm thời gian cần thiết để tạo lại mẫu.
17.2 Bảng các yếu tố cần đảm bảo đồng bộ
| Yếu tố | Vì sao cần đồng bộ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Màu sắc | Ảnh hưởng hình ảnh thương hiệu | Kiểm bằng ánh sáng D65 |
| Form dáng | Đảm bảo tính nhận diện | Lưu rập theo size |
| Logo | Duy trì chuẩn nhận diện | Lưu file vector |
| Chất liệu | Tránh lệch chất vải | Lưu mã lô vải |
17.3 Kiểm mẫu lại trước mỗi lần sản xuất
Trước khi bắt đầu đơn mới, xưởng sẽ gửi ảnh hoặc mẫu thật cho doanh nghiệp kiểm lại form – màu – chất liệu để đảm bảo không có sai lệch theo thời gian. Đây là bước giúp duy trì sự đồng nhất tuyệt đối giữa các lô hàng.
18. Hỗ trợ thiết kế theo yêu cầu trước đặt cọc
18.1 Thiết kế dựa trên bộ nhận diện thương hiệu
Xưởng sẽ thiết kế mẫu dựa trên màu sắc, logo và định vị thương hiệu của doanh nghiệp. Điều này giúp bộ đồng phục sau khi hoàn thiện mang đậm dấu ấn nhận diện và truyền tải đúng tinh thần doanh nghiệp.
Đội thiết kế cũng gợi ý những form dáng phù hợp để sản phẩm vừa đẹp vừa thoải mái – yếu tố quan trọng của đồng phục theo yêu cầu.
18.2 Bảng gợi ý thiết kế theo từng ngành nghề
| Ngành nghề | Gợi ý thiết kế |
|---|---|
| Văn phòng | Polo – sơ mi – form slim |
| Nhà hàng | Áo bếp – tạp dề – polo cao cấp |
| Kho vận | Áo thể thao poly mè – thun lạnh |
| Kỹ thuật | Áo phối phản quang – thun dày |
18.3 Điều chỉnh thiết kế không giới hạn
Doanh nghiệp có thể yêu cầu chỉnh màu, chỉnh form, đổi logo hoặc thay đổi tỷ lệ phối màu. Xưởng sẽ hỗ trợ tối đa ở giai đoạn này để doanh nghiệp chỉ cần đặt cọc nhận hàng khi đã hoàn toàn hài lòng với mẫu cuối cùng.
19. Ưu điểm đặt cọc với đơn hàng số lượng lớn
19.1 Đảm bảo nguồn vải ổn định và đặt lô trước
Với những đơn hàng từ 500–5.000 sản phẩm, việc đặt cọc nhận hàng giúp xưởng chủ động đặt vải từ sớm, đảm bảo cùng mã lô – cùng tone màu – không lệch batch. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng để giữ sự đồng nhất giữa các size và các lần sản xuất.
Khi doanh nghiệp chốt đặt cọc, nhà máy sẽ ưu tiên đặt nguyên phụ liệu trước, tránh tình trạng hết vải, đổi mã hoặc chênh màu – vốn là vấn đề thường gặp khi may gia công số lượng lớn.
19.2 Ưu tiên dây chuyền và công suất sản xuất
Doanh nghiệp đặt cọc sớm sẽ được ưu tiên xếp vào dây chuyền sản xuất trước, đặc biệt trong mùa cao điểm (tháng 3–5 và 9–11).
Điều này giúp doanh nghiệp luôn nhận hàng đúng hẹn, hạn chế tình trạng backlog hoặc phải chờ đợi lâu vì xưởng kín lịch.
Xưởng cũng sẽ phân bổ nhân sự – QC – quản lý vật tư theo mức độ ưu tiên, mang lại sự ổn định và giảm thiểu rủi ro phát sinh.
19.3 Bảng minh họa những lợi ích cụ thể
| Lợi ích | Tác động | Ghi chú |
|---|---|---|
| Giữ giá vải | Tránh biến động thị trường | Giá ổn định trong suốt quá trình |
| Ưu tiên dây chuyền | Rút ngắn thời gian sản xuất | Đặc biệt cho đơn trên 1.000sp |
| Đồng nhất lô màu | Hạn chế lệch màu | Kiểm Pantone và ánh sáng D65 |
| Giảm sai sót | QC kiểm từng giai đoạn | Dễ kiểm soát theo tiến độ |
20. Lưu ý quan trọng khi chọn xưởng may gia công
20.1 Kiểm tra năng lực sản xuất thực tế
Trước khi đặt cọc, doanh nghiệp nên kiểm tra năng lực của xưởng: số lượng máy may công nghiệp, dây chuyền, khu vực cắt – in – thêu, đội ngũ QC và kho vật tư.
Một xưởng có quy trình rõ ràng luôn đảm bảo chất lượng và tiến độ khi doanh nghiệp cần đồng phục theo yêu cầu số lượng lớn.
Việc thăm xưởng hoặc xem hồ sơ năng lực giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác khả năng đáp ứng đơn hàng.
20.2 Minh bạch quy trình và báo giá
Xưởng chuyên nghiệp luôn cung cấp báo giá rõ ràng, timeline từng giai đoạn và phương án giải quyết rủi ro nếu có phát sinh.
Minh bạch từ đầu giúp doanh nghiệp yên tâm khi đặt cọc nhận hàng, tránh tình trạng phát sinh chi phí ngoài hợp đồng.
Bảng minh họa những yếu tố cần xem xét:
| Hạng mục | Cần minh bạch | Vai trò |
|---|---|---|
| Báo giá | Chi tiết – không mập mờ | Tránh phát sinh |
| Tiến độ | Theo mốc thời gian rõ | Dễ theo dõi |
| QC | Quy trình từng lớp | Đảm bảo chất lượng |
| Hậu mãi | Bảo hành – đổi trả | Tạo niềm tin lâu dài |
20.3 Lựa chọn đơn vị đồng hành lâu dài
Một xưởng phù hợp không chỉ sản xuất tốt mà còn hiểu nhu cầu thương hiệu trong dài hạn: đồng bộ mẫu, lưu hồ sơ kỹ thuật, hỗ trợ sửa mẫu, thiết kế mới, cập nhật chất liệu.
Sự đồng hành lâu dài giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp nhất.
