1. Quy trình Công Ty May Gia Công Cho Đại Lý
1.1 Tiếp nhận đơn hàng và phân tích yêu cầu
🔹 Đội ngũ sản xuất sẽ tiếp nhận toàn bộ thông tin từ đại lý, bao gồm số lượng, kiểu dáng, chất liệu và thời gian giao hàng. Đây là bước quan trọng giúp xưởng hiểu rõ mong muốn của khách hàng. Việc ghi nhận chính xác yêu cầu giúp giảm sai sót trong quá trình thực hiện và đảm bảo đồng phục đạt chuẩn ngay từ đầu.
🔹 Sau khi phân tích, xưởng sẽ xây dựng bảng thông số kỹ thuật, kèm hình minh họa, giúp đại lý dễ dàng kiểm tra lại trước khi duyệt mẫu. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả khi đại lý làm việc từ xa hoặc cần quản lý nhiều đơn hàng cùng lúc.
1.2 Thiết kế – lên rập – may mẫu
📌 Ở giai đoạn này, đội thiết kế sẽ dựng phác thảo, đề xuất chất liệu và phối màu phù hợp với mục tiêu của đại lý. Các mẫu thiết kế được trình bày rõ ràng để đại lý dễ dàng đối chiếu với bản yêu cầu ban đầu. Việc đưa ra nhiều lựa chọn chất liệu giúp đại lý tối ưu chi phí nhưng vẫn giữ được chất lượng.
📌 Khi lên rập, kỹ thuật viên sử dụng phần mềm chuyên dụng nhằm đảm bảo độ chính xác cao. Bản rập sau đó được chuyển sang bộ phận may mẫu. Mẫu test giúp đại lý kiểm tra form, màu và logo và là cơ sở quan trọng để đi vào sản xuất hàng loạt.
1.3 Sản xuất – kiểm soát chất lượng – bàn giao
🧵 Khi đơn hàng được duyệt, xưởng tiến hành sản xuất theo dây chuyền tự động, đảm bảo tiến độ nhanh và đồng bộ. Mỗi công đoạn như cắt – may – ép logo – hoàn thiện đều có checklist đánh giá riêng. Điều này giúp giảm lỗi và giữ chất lượng ổn định trên toàn bộ sản phẩm.
🧵 Trước khi giao hàng, bộ phận QC sẽ kiểm tra ngẫu nhiên từng lô theo bảng chuẩn chất lượng. Đại lý sẽ nhận đầy đủ biên bản QC, ảnh chụp lô hàng và hóa đơn chứng từ. Việc bàn giao luôn đảm bảo đúng hạn – đúng mẫu – đủ số lượng, đặc biệt quan trọng với các đại lý cần quay vòng sản phẩm nhanh.
2. Tiêu chuẩn chất lượng khi hợp tác gia công
2.1 Kiểm soát vải và phụ liệu đầu vào
🧷 Mọi loại vải trước khi đưa vào sản xuất đều được kiểm tra định lượng, độ bền màu, độ co rút và độ thoáng khí. Quy trình này đảm bảo các mẫu đồng phục giao cho đại lý luôn có độ ổn định cao. Việc kiểm tra vải đầu vào giúp tránh sai lệch giữa các lô hàng, phù hợp mô hình đại lý cần bán liên tục.
🧷 Phụ liệu như bo cổ, khuy, dây kéo, chỉ may cũng được đối chiếu theo bảng kỹ thuật. Đội ngũ kiểm tra đảm bảo màu sắc trùng khớp, độ bền cao và phù hợp điều kiện sử dụng thực tế của nhân viên doanh nghiệp.
2.2 Quy trình kiểm tra trong sản xuất
📝 Xưởng áp dụng hệ thống kiểm tra nhiều lớp, gồm kiểm tra đường may, logo, đường bo, độ cân đối và độ phẳng của sản phẩm. Mỗi công đoạn đều có nhân viên QC phụ trách nhằm giảm thiểu lỗi ngay khi phát sinh. Điều này giúp các đại lý yên tâm khi đặt sản xuất số lượng lớn.
📝 Bảng QC mẫu:
| Hạng mục | Tiêu chí | Trạng thái |
|---|---|---|
| Đường may chính | Thẳng – đều – không đứt chỉ | ✔ |
| Bo cổ – bo tay | Không xoắn – không lệch | ✔ |
| Logo in/thêu | Sắc nét – đúng vị trí | ✔ |
| Kích thước | Chuẩn theo size chart | ✔ |
2.3 Kiểm tra sau hoàn thiện và đóng gói
🎯 Sản phẩm sau khi hoàn thiện sẽ được kiểm tra cuối cùng theo tiêu chuẩn 4 bước: soi lỗi – đo size – kiểm tra màu – vệ sinh sản phẩm. Đại lý sẽ nhận đầy đủ thông tin qua ảnh và biên bản QC. Đây là cam kết đảm bảo đồng phục giao đúng tiêu chuẩn.
🎯 Sản phẩm được đóng gói bằng túi PE, dán size rõ ràng, giúp đại lý dễ nhập kho – sắp xếp – phân phối. Hệ thống tem mã lô sản xuất giúp truy xuất dễ dàng khi cần đối soát hoặc xử lý đổi trả.
3. Năng lực sản xuất đáp ứng đơn hàng lớn
3.1 Dây chuyền may tự động hóa
🔧 Xưởng sử dụng hệ thống máy may công nghiệp tốc độ cao, máy cắt vải tự động và máy trải vải tự động nhằm rút ngắn thời gian sản xuất. Công nghệ này giúp các đại lý nhận hàng nhanh hơn, đặc biệt khi cần sản xuất số lượng lớn trong thời gian ngắn. Việc tự động hóa các công đoạn quan trọng cũng giảm tỷ lệ lỗi xuống mức tối thiểu.
🔧 Thêm vào đó, việc ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất theo dõi từng công đoạn theo thời gian thực cho phép đại lý xem tiến độ đơn hàng dễ dàng. Điều này giúp tăng tính minh bạch và tạo sự yên tâm khi hợp tác lâu dài.
3.2 Nhiều tổ may hoạt động song song
🧵 Xưởng vận hành nhiều tổ may hoạt động đồng thời, mỗi tổ đảm nhiệm một nhóm sản phẩm riêng như áo thun, áo polo, sơ mi, đồng phục công sở hoặc đồng phục sự kiện. Mô hình phân nhóm này giúp tối ưu hóa năng suất và tạo sự linh hoạt khi đại lý yêu cầu tăng số lượng đột xuất.
🧵 Với khả năng bổ sung nhân lực theo chu kỳ cao điểm, xưởng duy trì sản lượng ổn định quanh năm. Đại lý có thể yên tâm nhận các đơn hàng lớn từ khách của mình mà không lo thiếu hụt năng lực đáp ứng.
3.3 Khả năng mở rộng khi đại lý tăng trưởng
📈 Khi đại lý phát triển hệ thống phân phối hoặc mở thêm điểm bán, xưởng có thể mở rộng quy mô sản xuất bằng cách bổ sung máy móc, tăng ca hoặc mở thêm dây chuyền phụ. Điều này đảm bảo sản lượng luôn phù hợp với nhu cầu tăng trưởng mà không ảnh hưởng đến chất lượng.
📈 Dưới đây là bảng mô tả khả năng mở rộng:
| Giai đoạn | Sản lượng đáp ứng | Điều chỉnh sản xuất |
|---|---|---|
| Ban đầu | 1.000–5.000 sp/tháng | 1 dây chuyền |
| Tăng trưởng | 5.000–20.000 sp/tháng | Mở thêm 1–2 dây chuyền |
| Mở rộng mạnh | 20.000–50.000 sp/tháng | Bổ sung máy tự động + ca đêm |
4. Lợi ích khi đại lý chọn xưởng may chuyên nghiệp
4.1 Hạn chế rủi ro hàng lỗi – giao trễ
🛡️ Xưởng may chuyên nghiệp có hệ thống QC 3 lớp giúp giảm thiểu sai sót trong từng sản phẩm. Điều này giúp đại lý không phải chịu các rủi ro như hàng lỗi, màu không chuẩn, logo sai vị trí hoặc size lệch. Việc kiểm soát chất lượng ngay từ đầu giúp tiết kiệm thời gian và chi phí xử lý khiếu nại.
🛡️ Với quy trình giao hàng đúng hạn, đại lý có thể tự tin nhận đơn từ khách mà không lo trễ tiến độ. Điều này đặc biệt quan trọng với các đơn hàng sự kiện hoặc đồng phục theo mùa.
4.2 Giá gia công tối ưu cho biên lợi nhuận đại lý
💰 Xưởng sản xuất trực tiếp giúp đại lý nhận được mức giá tốt hơn vì không qua trung gian. Điều này giúp đại lý dễ dàng tạo biên lợi nhuận cao hơn khi bán lại cho khách. Việc bảng giá rõ ràng và minh bạch cũng giúp đại lý dễ dự tính chi phí và lên kế hoạch kinh doanh.
💰 Xưởng còn hỗ trợ báo giá linh hoạt theo số lượng, tạo lợi thế cạnh tranh cho đại lý khi nhận các đơn lớn hoặc cung cấp cho các khách hàng công ty.
4.3 Sản phẩm đồng bộ – hỗ trợ nhận diện
🎨 Sản phẩm từ xưởng chuyên nghiệp luôn có độ đồng nhất về màu, chất liệu và form dáng. Điều này giúp đại lý luôn tự tin cung cấp đồng phục chuẩn nhận diện cho khách hàng doanh nghiệp. Sự đồng bộ trong toàn bộ lô hàng tăng mức độ hài lòng của khách và giảm tỷ lệ đổi trả.
🎨 Khi đại lý cần làm lại đơn hàng cũ, xưởng có thể đối chiếu mã màu – mẫu rập lưu trữ để tái sản xuất mà không bị lệch màu hoặc thay đổi form.
5. Báo giá gia công minh bạch cho đại lý
5.1 Bảng giá rõ ràng theo từng chất liệu
📄 Xưởng cung cấp bảng giá chi tiết theo từng loại vải như Cotton 65/35, Poly Spandex, Thun Cá Sấu, Interlock… giúp đại lý dễ lựa chọn và so sánh. Việc này tránh tình trạng báo giá mập mờ, vốn là nỗi lo của nhiều đại lý khi làm việc với xưởng nhỏ lẻ.
📄 Bảng giá dạng tier giúp đại lý biết rõ mức giảm theo số lượng, phù hợp khi lên kế hoạch bán lại hoặc chốt hợp đồng với đối tác lớn.
5.2 Quy trình báo giá nhanh – chính xác
⏱️ Khi đại lý gửi yêu cầu, xưởng có thể phản hồi báo giá trong vòng 15–60 phút nhờ hệ thống mẫu rập và dữ liệu chất liệu có sẵn. Điều này giúp đại lý chốt đơn nhanh hơn, đặc biệt khi khách hàng cần phản hồi gấp. Việc chuẩn hóa quy trình báo giá giúp tránh sai lệch giữa báo giá và giá sản xuất thực tế.
⏱️ Với những đơn hàng lớn hoặc yêu cầu đặc thù, xưởng sẽ gửi bảng phân tích chi phí chi tiết để đại lý dễ quyết định.
5.3 Minh bạch trong phụ phí và điều khoản
🔍 Xưởng liệt kê đầy đủ các khoản như phí làm mẫu, phí thay đổi thiết kế, phí thêu logo hoặc phụ phí thời gian gấp để đại lý dễ kiểm soát. Tính minh bạch trong điều khoản giúp tránh tranh cãi và bảo vệ lợi ích hai bên trong suốt quá trình hợp tác.
🔍 Một bảng phụ phí minh họa:
| Hạng mục | Phí áp dụng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Làm mẫu | 150.000–300.000 | Trừ lại khi đặt đơn |
| Thêu logo | 3.000–12.000/sp | Tùy mũi thêu |
| Giao gấp | +5–10% giá | Tùy số lượng |
6. Các dòng sản phẩm phổ biến cho đại lý
6.1 Áo thun – áo polo đồng phục
👕 Áo thun và áo polo là nhóm sản phẩm chủ lực mà đại lý đặt hàng thường xuyên. Nhờ dễ bán – nhu cầu cao – phù hợp nhiều ngành nghề, đây là mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn trong đơn hàng gia công. Các mẫu áo có thể tùy chỉnh logo, phối màu và chất liệu theo yêu cầu, đảm bảo tính linh hoạt cho đại lý khi phân phối.
👕 Với các dòng vải như Cotton 65/35, Poly Spandex và Cá Sấu, đại lý có thể đáp ứng nhiều phân khúc khách hàng từ giá rẻ đến cao cấp. Mỗi dòng đều đi kèm thông số kỹ thuật rõ ràng, giúp đại lý tư vấn dễ dàng hơn.
6.2 Sơ mi và đồng phục văn phòng
👔 Đồng phục sơ mi giúp đại lý phục vụ nhóm khách hàng văn phòng, ngân hàng, trung tâm đào tạo và doanh nghiệp dịch vụ. Các mẫu sơ mi có thể gia công theo form slimfit, regular hoặc oversize tùy nhu cầu. Việc đảm bảo form chuẩn là yếu tố quan trọng khi sản xuất số lượng lớn.
👔 Với các lựa chọn vải kate, oxford, bamboo hoặc modal, đại lý có thể đưa ra nhiều mức giá phù hợp từng nhóm khách hàng. Sản phẩm luôn giữ được độ bền màu và sự thoáng mát trong môi trường làm việc.
6.3 Đồng phục sự kiện – áo team
🎉 Đây là nhóm sản phẩm có số lượng lớn theo từng chiến dịch ngắn hạn như sự kiện, chạy bộ, roadshow, team building. Các đơn hàng này thường yêu cầu tốc độ nhanh và tính đồng nhất cao. Xưởng có thể đáp ứng bằng công nghệ in nhanh – in kỹ thuật số giúp đảm bảo màu sắc chính xác.
🎉 Mẫu mã đơn giản, dễ phối màu, phù hợp các đại lý cần xoay vòng nhanh và chốt đơn theo mùa cao điểm.
7. Chất liệu vải tối ưu cho đồng phục đặt may
7.1 Vải thun ứng dụng đa dạng
🧶 Vải thun Cotton, Polyester hoặc TC 65/35 là lựa chọn phổ biến cho đồng phục cơ bản. Cotton mang lại sự thoáng mát, còn Poly giúp giảm giá thành và độ bền cao hơn. Sự kết hợp TC giúp cân bằng cả hai yếu tố. Việc chọn đúng chất liệu ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm người mặc và độ bền sản phẩm.
🧶 Đại lý có thể cung cấp mẫu thử cho khách trước khi chốt đơn để đảm bảo chất lượng theo mong muốn. Xưởng hỗ trợ gửi swatch cho từng dòng vải.
7.2 Vải pique và interlock cho áo polo
🐚 Với áo polo, chất liệu pique cá sấu và interlock được đánh giá cao nhờ độ co giãn và độ dày vừa phải. Các dòng pique Poly Spandex giúp áo đứng form, bền màu và hạn chế nhăn. Điều này phù hợp với các khách hàng cần đồng phục mặc hằng ngày. Tính ổn định trong form áo là lý do khiến đại lý ưu tiên dòng này.
🐚 Xưởng cung cấp nhiều loại pique từ 2 chiều đến 4 chiều để đại lý có thể tiếp cận nhiều phân khúc giá.
7.3 Chất liệu cao cấp cho khách hàng doanh nghiệp
🌿 Những chất liệu như bamboo, modal hoặc nylon co giãn được sử dụng cho các mẫu cao cấp. Đại lý hướng đến nhóm khách hàng doanh nghiệp lớn thường chọn phân khúc này để tạo hình ảnh chuyên nghiệp.
🌿 Bảng minh họa:
| Chất liệu | Ưu điểm | Ứng dụng |
|---|---|---|
| Bamboo | Mềm – kháng khuẩn | Công sở |
| Modal | Mát – đàn hồi | Ngân hàng |
| Nylon Spandex | Bền – sang | Lễ tân – dịch vụ |
8. Công nghệ may và hoàn thiện sản phẩm
8.1 Công nghệ may tự động và bán tự động
⚙️ Sử dụng máy may điện tử, máy lập trình và máy dún bo tự động giúp đường may đẹp và tốc độ cao hơn so với máy truyền thống. Các đại lý nhận được hàng đồng nhất chất lượng giữa từng lô, điều mà các xưởng nhỏ lẻ thường khó đáp ứng.
⚙️ Công nghệ bán tự động giữ sự linh hoạt trong khâu hoàn thiện, đặc biệt phù hợp các mẫu có nhiều chi tiết như sơ mi hoặc áo polo có bo đặc biệt.
8.2 Công nghệ in – thêu hiện đại
🖨️ Xưởng trang bị máy in ép nhiệt, in lụa, in chuyển nhiệt và in kỹ thuật số để đáp ứng nhiều nhu cầu logo khác nhau. Với máy thêu đa đầu, logo thêu sắc nét và có chiều sâu, phù hợp khách hàng công ty. Việc đa dạng công nghệ giúp các đại lý dễ đáp ứng nhu cầu của nhiều nhóm khách.
🖨️ Xưởng lưu trữ dữ liệu thêu để tái sản xuất đơn hàng cũ nhanh chóng mà không phải setup lại từ đầu.
8.3 Hoàn thiện sản phẩm – ủi – đóng gói
📦 Sản phẩm sau khi may được ủi phẳng, làm sạch chỉ thừa và kiểm tra logo lần cuối. Việc đóng gói theo size hoặc theo bộ giúp đại lý dễ phân phối lại cho khách doanh nghiệp.
📦 Mỗi sản phẩm đều có mã lô và size rõ ràng, giúp quản lý kho chính xác.
9. Mẫu thiết kế dành riêng cho hệ thống đại lý
9.1 Thiết kế nhận diện cho từng ngành
🎨 Xưởng cung cấp giải pháp thiết kế theo ngành: F&B, logistic, công sở, ngân hàng, giáo dục… giúp đại lý đa dạng hóa danh mục. Nhờ am hiểu từng ngành, team thiết kế đưa ra phối màu – form – chất liệu phù hợp để tạo bản sắc thương hiệu cho khách của đại lý.
🎨 Các template thiết kế có thể được tùy chỉnh nhanh chóng, rút ngắn thời gian duyệt mẫu.
9.2 Tùy chỉnh theo nhận diện riêng của đại lý
🧩 Xưởng hỗ trợ tạo catalog riêng theo nhận diện màu sắc của đại lý. Việc này tạo lợi thế khi đại lý muốn đẩy mạnh thương hiệu của mình trước khách.
🧩 Các bộ phối màu, logo mẫu, layout in/thêu đều được chuẩn hóa giúp tăng tính chuyên nghiệp trong quá trình chốt đơn.
9.3 Bộ mẫu trưng bày dành cho đại lý
🛍️ Đại lý có thể yêu cầu xưởng chuẩn bị bộ mẫu trưng bày để giới thiệu cho khách tại showroom. Bộ mẫu gồm áo thun, polo, sơ mi và vài mẫu cao cấp. Điều này tăng khả năng thuyết phục khách hàng vì họ được cầm – thử – xem trực tiếp.
🛍️ Bảng bộ mẫu đề xuất:
| Sản phẩm | Số lượng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Áo thun | 3 mẫu | Màu khác nhau |
| Áo polo | 3 mẫu | 2 loại vải |
| Sơ mi | 2 mẫu | Nam – nữ |
10. Quy trình duyệt mẫu và làm mẫu test
10.1 Thiết kế và gửi mockup
🖼️ Sau khi tiếp nhận yêu cầu, team thiết kế sẽ dựng mockup 2D/3D để đại lý xem trước form và màu sắc. Các mockup này thể hiện rõ logo, vị trí in – thêu và tỷ lệ màu. Việc duyệt mockup giúp giảm rủi ro khi sản xuất thật.
🖼️ Đại lý có thể yêu cầu chỉnh sửa tùy ý cho đến khi ưng ý trước khi sang bước làm mẫu test.
10.2 Làm mẫu test theo yêu cầu
✂️ Mẫu test được may theo đúng chất liệu và kích thước thật, giúp đại lý kiểm tra form dáng và độ thoải mái. Xưởng hỗ trợ làm mẫu nhanh trong 1–3 ngày tùy độ phức tạp. Điều này giúp đại lý sớm chốt đơn với khách.
✂️ Mẫu test cũng là cơ sở để đối chiếu chất lượng khi sản xuất hàng loạt.
10.3 Duyệt mẫu – ký xác nhận – vào sản xuất
📑 Khi đại lý đồng ý mẫu test, hai bên sẽ ký xác nhận để tránh sai lệch trong sản xuất. Bản xác nhận bao gồm thông số kỹ thuật, hình ảnh mẫu, màu sắc, logo và quy định QC.
📑 Quy trình này đảm bảo sản phẩm thật trùng 100% với mẫu, đặc biệt quan trọng với khách hàng doanh nghiệp lớn.
11. Chính sách hỗ trợ đại lý phát triển thương hiệu
11.1 Hỗ trợ thiết kế theo nhận diện đại lý
🎯 Xưởng hỗ trợ chỉnh sửa thiết kế, phối màu và xây dựng bộ nhận diện đồng phục theo đúng màu sắc thương hiệu của đại lý. Điều này giúp đại lý dễ dàng tạo dấu ấn riêng khi giới thiệu cho khách hàng doanh nghiệp. Việc chuẩn hóa hệ thống màu – logo giúp đại lý nâng cao uy tín trong mắt khách.
🎯 Các mockup và template được lưu trữ giúp quá trình duyệt mẫu nhanh hơn cho những đơn hàng tiếp theo.
11.2 Hỗ trợ tư liệu bán hàng và catalog
📙 Xưởng cung cấp hình ảnh mẫu áo, bảng màu, catalog điện tử và thông số kỹ thuật để đại lý sử dụng trong quá trình tư vấn khách. Bộ tư liệu được thiết kế chuyên nghiệp, mang lại lợi thế cạnh tranh khi đại lý phải chốt đơn nhanh hoặc giới thiệu cho khách ở xa.
📙 Ngoài ra, đại lý có thể đặt thêm bộ mẫu thật để trưng bày tại cửa hàng, giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi.
11.3 Ưu đãi giá theo từng giai đoạn phát triển
💹 Đại lý được hưởng ưu đãi theo mức tổng đơn tích lũy hoặc theo cam kết tháng. Mức chiết khấu rõ ràng và minh bạch giúp đại lý dễ tối ưu biên lợi nhuận.
💹 Bảng gợi ý ưu đãi:
| Giai đoạn | Doanh số | Chiết khấu |
|---|---|---|
| Khởi tạo | <20 triệu/tháng | 0–3% |
| Tăng trưởng | 20–80 triệu/tháng | 5–7% |
| Đối tác lớn | >80 triệu/tháng | 10–12% |
12. Cam kết tiến độ sản xuất và giao hàng
12.1 Cam kết thời gian theo từng loại đơn
⏱️ Xưởng đưa ra cam kết tiến độ rõ ràng theo từng loại sản phẩm và số lượng. Các đơn hàng phổ biến như áo thun, áo polo có thời gian từ 5–10 ngày. Đơn hàng sơ mi hoặc đồng phục đặc thù có thể từ 10–20 ngày. Việc quy định tiến độ giúp đại lý an tâm nhận đơn từ khách.
⏱️ Các đơn hàng cần gấp cũng có chính sách xử lý nhanh riêng.
12.2 Theo dõi tiến độ theo thời gian thực
📡 Xưởng sử dụng phần mềm theo dõi sản xuất theo từng công đoạn, giúp đại lý kiểm tra tiến độ bất cứ lúc nào. Điều này mang lại sự minh bạch, giảm lo lắng về việc trễ hạn hoặc không cập nhật đầy đủ. Dữ liệu theo thời gian thực giúp đôi bên xử lý kịp thời khi có phát sinh.
📡 Báo cáo tiến độ được gửi định kỳ, bao gồm hình ảnh và thông số từng lô.
12.3 Quy trình giao hàng đúng hẹn
🚚 Đơn hàng sau khi hoàn thiện sẽ được QC kiểm tra 100%, đóng gói – phân size – dán mã lô trước khi gửi. Xưởng hợp tác nhiều đơn vị vận chuyển để đảm bảo giao đúng thời gian.
🚚 Nếu có rủi ro khách quan (thời tiết, logistics), xưởng sẽ ưu tiên giải pháp tăng ca và bù tiến độ để đảm bảo cam kết.
13. Quy định đóng gói và kiểm tra trước giao
13.1 Đóng gói theo bộ – theo size
📦 Sản phẩm được phân loại và đóng gói rõ ràng theo từng size hoặc theo bộ (áo quần – phụ kiện). Điều này giúp đại lý sắp xếp kho nhanh, dễ kiểm đếm và giảm nhầm lẫn trong khâu giao cho khách công ty.
📦 Các sản phẩm đều được đóng túi PE riêng, giảm bụi bẩn và đảm bảo tính mới khi đến tay người dùng.
13.2 Kiểm tra theo tiêu chuẩn QC 4 bước
🔍 Xưởng kiểm tra lô hàng theo quy trình 4 bước: soi lỗi – đo size – kiểm tra màu – kiểm tra logo/in/thêu. Việc kiểm tra nhiều lớp giúp giảm tối đa nguy cơ hàng bị lỗi.
🔍 Quy trình được ghi lại bằng biên bản QC và hình ảnh minh họa.
13.3 Bảng kiểm tra trước giao
📝 Một bảng QC thực tế:
| Hạng mục | Mô tả | Trạng thái |
|---|---|---|
| Đường may | Thẳng – đều | ✔ |
| Màu sắc | Trùng mã màu | ✔ |
| Logo | Đúng vị trí | ✔ |
| Size | Chuẩn số đo | ✔ |
14. Hệ thống màu sắc và quy chuẩn nhận diện
14.1 Mã màu theo chuẩn thương hiệu
🎨 Đại lý có thể yêu cầu xưởng sử dụng mã màu Pantone hoặc CMYK để đảm bảo đồng phục đồng nhất giữa các lần đặt hàng. Việc chuẩn hóa mã màu là yếu tố quan trọng với doanh nghiệp lớn như ngân hàng, giáo dục, dịch vụ.
🎨 Xưởng lưu trữ bảng màu từng đối tác để tái sản xuất khi cần.
14.2 Logo in – thêu theo quy chuẩn
🪡 Logo được sản xuất theo quy chuẩn kỹ thuật, gồm kích thước, mật độ thêu, độ dày chỉ và màu sắc. Điều này đảm bảo tính chính xác tuyệt đối giữa các lô hàng.
🪡 Các phiên bản logo mini, logo lớn cũng được lưu trữ để đại lý dùng cho nhiều loại áo khác nhau.
14.3 Quy chuẩn nhận diện cho toàn hệ thống
🏷️ Xưởng có thể tạo bộ nhận diện “Master Uniform Guideline” để đại lý dùng cho khách có hệ thống lớn. Bộ này bao gồm:
- Quy định chất liệu
- Màu sắc chuẩn
- Form dáng
- Vị trí logo
- Bảng phối đồ cho nhân viên
🏷️ Bộ guideline giúp khách hàng doanh nghiệp đánh giá cao sự chuyên nghiệp của đại lý.
15. Giải pháp đồng bộ hóa mẫu cho toàn hệ thống
15.1 Đồng bộ mẫu cho chuỗi nhiều chi nhánh
🌐 Với khách hàng có hệ thống nhiều chi nhánh, đại lý cần cung cấp đồng phục giống nhau ở mọi khu vực. Xưởng đảm bảo điều này bằng cách lưu rập – lưu màu – lưu logo để sản xuất lại trong nhiều năm.
🌐 Hệ thống đồng bộ giúp thương hiệu của khách hàng được nhận diện nhất quán.
15.2 Quản lý mã sản phẩm – mã màu
🔖 Xưởng tạo mã sản phẩm, mã màu và mã lô riêng để đại lý dễ quản lý. Việc phân mã này rất quan trọng khi khách hàng đặt bổ sung, tránh tình trạng lệch màu hoặc sai form.
🔖 Bảng mã lưu trữ gồm: mã rập, mã màu Pantone, mã size và mã logo.
15.3 Tái sản xuất đơn hàng cũ theo chuẩn
♻️ Khi khách cần đặt thêm, xưởng có thể tái sản xuất theo mẫu cũ mà không cần duyệt lại từ đầu. Nhờ hệ thống lưu trữ dữ liệu, mọi thông tin kỹ thuật đều được bảo toàn: màu, kích thước, form, thông số may.
♻️ Điều này giúp đại lý tăng tốc độ chốt đơn và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
16. Gia công theo yêu cầu riêng từng đại lý
16.1 Tùy chỉnh thiết kế theo từng phân khúc khách
🎯 Mỗi đại lý có nhóm khách hàng khác nhau: doanh nghiệp nhỏ, trung tâm đào tạo, ngân hàng, F&B… Xưởng hỗ trợ tùy chỉnh mẫu theo từng phân khúc, từ đơn giản đến cao cấp. Nhờ đó đại lý có thể đa dạng hóa dịch vụ bán hàng và gia tăng tệp khách trung thành.
🎯 Các bộ phối màu, chất liệu, kiểu logo được đề xuất theo từng ngành nghề để tối ưu hình ảnh thương hiệu.
16.2 Tùy chỉnh chất liệu – màu sắc – logo
🎨 Đại lý có thể đặt theo nhiều màu sắc, chất liệu và công nghệ logo khác nhau cho cùng một mẫu thiết kế. Điều này phù hợp với các khách hàng doanh nghiệp lớn có nhiều bộ phận khác nhau. Xưởng đảm bảo đồng nhất chất lượng giữa tất cả phiên bản của sản phẩm.
🎨 Dữ liệu logo và thông số kỹ thuật luôn được lưu trữ để tái sản xuất dễ dàng theo nhu cầu.
16.3 Gia công theo form riêng của từng nhóm nhân sự
🧍♂️ Một số khách hàng yêu cầu form đặc thù như form dài, form rộng hoặc form chuẩn theo từng bộ phận. Xưởng hỗ trợ lên rập riêng và điều chỉnh size chart theo yêu cầu. Điều này giúp đại lý mang lại trải nghiệm mặc tốt hơn cho khách hàng doanh nghiệp.
🧍♀️ Form riêng giúp tăng độ vừa vặn và giảm rủi ro đổi trả sau bàn giao.
17. Bảo hành sản phẩm sau khi bàn giao
17.1 Chính sách đổi trả rõ ràng
🛡️ Đại lý được hỗ trợ đổi sản phẩm lỗi kỹ thuật như đứt chỉ, lệch form, sai màu hoặc lỗi QC. Xưởng cam kết tiếp nhận và xử lý nhanh trong 24–72 giờ tùy mức độ. Chính sách đổi trả minh bạch giúp đại lý an tâm chốt đơn với khách doanh nghiệp.
🛡️ Tất cả sản phẩm lỗi sẽ được thay thế mới hoặc sửa chữa theo đúng tiêu chuẩn chất lượng ban đầu.
17.2 Hỗ trợ kỹ thuật sau giao hàng
🔧 Nếu khách phát sinh nhu cầu điều chỉnh logo, thay đổi màu hoặc sản xuất bổ sung, xưởng hỗ trợ tư vấn kỹ thuật và kiểm tra lại dữ liệu mẫu. Điều này giúp đại lý duy trì sự nhất quán trong toàn bộ hệ thống đồng phục của khách.
🔧 Hỗ trợ bao gồm chỉnh file thiết kế, gửi lại mockup hoặc kiểm tra mã màu.
17.3 Bảo hành đường may – màu sắc
🧵 Xưởng bảo hành các yếu tố quan trọng như đường may, độ bền màu và form áo trong thời gian 30–90 ngày tùy loại sản phẩm. Việc bảo hành màu sắc đặc biệt quan trọng với đồng phục công sở và đồng phục thương hiệu.
🧵 Bảng thời hạn đề xuất:
| Sản phẩm | Thời gian bảo hành | Phạm vi |
|---|---|---|
| Áo thun | 30 ngày | Đường may – co rút |
| Polo | 60 ngày | Màu – logo |
| Sơ mi | 90 ngày | Form – đường may |
18. Hồ sơ – chứng từ đầy đủ cho đại lý
18.1 Hóa đơn – chứng từ rõ ràng
📄 Mọi đơn hàng đều được xuất hóa đơn theo quy định, đảm bảo đại lý thuận tiện trong kê khai kế toán hoặc quyết toán cho khách. Đây là yếu tố quan trọng khi đại lý làm việc với doanh nghiệp lớn. Việc đầy đủ chứng từ giúp xây dựng uy tín lâu dài.
📄 Chứng từ kèm theo gồm biên bản QC, phiếu xuất kho và bảng thông số kỹ thuật.
18.2 Hồ sơ kỹ thuật – hình ảnh lô hàng
📁 Xưởng chuẩn bị bộ hồ sơ kỹ thuật gồm bản rập, thông số size chart, mã màu pantone và hình ảnh thực tế của lô hàng. Đại lý dùng bộ hồ sơ này để làm minh chứng chất lượng với khách hàng cuối.
📁 Hồ sơ được lưu trữ tối thiểu 12–24 tháng để phục vụ tái sản xuất.
18.3 Hồ sơ thầu – hồ sơ chào giá cho đại lý
📑 Đối với các đại lý tham gia thầu đồng phục cho doanh nghiệp – trường học – bệnh viện, xưởng hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ năng lực, ảnh xưởng, hồ sơ mẫu vải và bảng kỹ thuật sản phẩm. Những tài liệu này giúp tăng tỷ lệ thắng thầu khi cạnh tranh với đơn vị khác.
19. Quy trình xử lý khi cần gấp tiến độ
19.1 Tiếp nhận và phân loại mức độ gấp
⚠️ Khi đại lý báo cần gấp, xưởng kiểm tra mức độ gấp theo 3 cấp: gấp nhẹ (rút 10–20% thời gian), gấp nhanh (giao trong 3–5 ngày) và siêu gấp (48–72 giờ). Phân loại này giúp xưởng điều phối nhân lực kịp thời. Việc phản hồi nhanh giúp đại lý giữ được khách hàng lớn.
⚠️ Bảng phân loại gấp sẽ gửi lại ngay trong 30 phút kể từ khi nhận yêu cầu.
19.2 Tăng ca – bổ sung dây chuyền
🚨 Đối với đơn gấp, xưởng kích hoạt thêm tổ may, tăng ca hoặc bổ sung máy móc để tối ưu năng suất. Nhờ đội ngũ lớn và máy tự động, xưởng có thể rút ngắn đáng kể thời gian sản xuất mà vẫn giữ độ đồng nhất chất lượng.
🚨 Mọi thay đổi đều được cập nhật cho đại lý qua báo cáo tiến độ.
19.3 Giao hàng ưu tiên theo tuyến nhanh
🚚 Xưởng sử dụng các tuyến vận chuyển ưu tiên và dịch vụ giao nhanh trong ngày (nội khu) hoặc 1–2 ngày (liên tỉnh). Điều này giúp đại lý đảm bảo tiến độ cho khách doanh nghiệp trong các dịp quan trọng như sự kiện, hội nghị hoặc khai trương.
🚚 Gói giao ưu tiên luôn có mã theo dõi để đại lý cập nhật liên tục.
20. Lợi thế của xưởng may trong dài hạn
20.1 Quy mô sản xuất lớn – ổn định
🏭 Quy mô xưởng lớn giúp đảm bảo năng lực sản xuất liên tục và ổn định quanh năm. Điều này là lợi thế khi đại lý cần nhận đơn hàng lớn hoặc đơn kéo dài nhiều tháng. Xưởng luôn duy trì công suất linh hoạt để đáp ứng nhu cầu thị trường.
🏭 Sản lượng hằng tháng cao giúp tối ưu chi phí và giữ mức giá cạnh tranh.
20.2 Nâng cấp công nghệ theo xu hướng mới
🔧 Xưởng liên tục đầu tư công nghệ mới như máy cắt CNC, máy thêu tự động, máy ép logo tốc độ cao hoặc công nghệ in kỹ thuật số. Điều này giúp sản phẩm ngày càng đẹp và ổn định, đồng thời tạo ưu thế dài hạn so với các đơn vị may nhỏ lẻ.
🔧 Sự cập nhật liên tục cũng giúp đại lý tự tin phục vụ các khách hàng cao cấp.
20.3 Xây dựng quan hệ đối tác bền vững
🤝 Xưởng coi đại lý là đối tác lâu dài thay vì khách hàng thông thường. Chính sách hỗ trợ, giá ưu đãi, hỗ trợ marketing và xử lý sự cố nhanh giúp tạo mối quan hệ bền chặt.
🤝 Đại lý có thể dùng uy tín xưởng để mở rộng thị trường và tăng doanh thu ổn định mỗi năm.
