1. Tổng quan Công Ty May Gia Công Có Kho Nguyên Vật Liệu
1.1 Vai trò kho nguyên vật liệu trong công ty may gia công
Kho nguyên vật liệu giúp công ty may gia công chủ động hoàn toàn về vải, bo, phụ liệu khi nhận đơn hàng mới. Thay vì phải chờ nhà cung cấp giao vải, xưởng có thể xuất kho ngay để triển khai chuyền may, rút ngắn đáng kể thời gian chuẩn bị. Với các đơn đồng phục doanh nghiệp số lượng lớn, việc có sẵn kho vải chuẩn mã, chuẩn màu là yếu tố then chốt để đảm bảo tiến độ.
Kho còn là nơi lưu trữ các mã vải đã duyệt mẫu cho từng khách hàng. Khi doanh nghiệp cần đặt thêm hoặc tái sản xuất, xưởng chỉ cần gọi lại đúng mã vải, số lô đã lưu, hạn chế tối đa chênh lệch màu và cảm giác bề mặt. Điều này giúp duy trì sự đồng nhất hình ảnh đồng phục trên toàn hệ thống chi nhánh, phòng ban.
1.2 Đặc điểm nhận diện công ty may gia công có kho riêng
Một công ty may gia công có kho nguyên vật liệu thường sở hữu diện tích kho đủ lớn, có kệ chứa vải, khu phụ liệu, khu bán thành phẩm được phân khu rõ ràng. Trên mỗi cây vải, cuộn bo đều có tem mã vải, mã màu, số lô và ngày nhập kho, giúp việc truy xuất thông tin chính xác khi lên kế hoạch sản xuất.
Ngoài không gian vật lý, hệ thống này còn đi cùng phần mềm quản lý tồn kho, cập nhật liên tục số lượng vải khả dụng theo từng loại chất liệu. Khi bộ phận kinh doanh báo giá hoặc cam kết tiến độ với khách hàng, họ dựa trên dữ liệu tồn kho thực tế, tránh tình trạng “hứa miệng” rồi lại thiếu vải, phải đổi chất liệu vào phút chót.
1.3 Đối tượng doanh nghiệp phù hợp với mô hình này
Các doanh nghiệp có nhu cầu đặt may đồng phục theo yêu cầu định kỳ, hoặc thường xuyên mở thêm chi nhánh, phòng ban, sẽ phù hợp nhất với công ty may có sẵn kho vải. Họ cần một đối tác có thể tái sản xuất nhanh, giữ đúng chất liệu và màu sắc đã sử dụng ở những lô hàng trước.
Những ngành như bán lẻ, F&B, logistics, ngân hàng, bất động sản thường có lượng nhân sự lớn, biến động liên tục. Khi có nhân viên mới, chỉ cần gửi lại thông tin size và mã đơn hàng cũ, xưởng gia công có kho nguyên vật liệu sẽ dễ dàng sắp xếp sản xuất bổ sung. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, không phải làm lại quy trình chọn vải, duyệt mẫu từ đầu.
2. Lợi ích có kho nguyên vật liệu riêng cho doanh nghiệp
2.1 Rút ngắn đáng kể thời gian triển khai đơn hàng
Khi công ty may gia công sở hữu kho vải riêng, bước chờ mua vải từ nhà phân phối gần như được loại bỏ. Sau khi chốt mẫu đồng phục doanh nghiệp, xưởng có thể lập tức cắt rải chuyền mà không bị phụ thuộc vào lịch giao vải bên ngoài. Với những đơn hàng gấp, đây là lợi thế rất lớn so với các đơn vị chỉ may theo kiểu “có vải mới nhận đơn”.
Thời gian chuẩn bị rút ngắn giúp doanh nghiệp có đồng phục kịp tiến độ khai trương, sự kiện, chiến dịch marketing. Đồng thời, việc chủ động kho vải cũng hạn chế rủi ro tăng giá nguyên liệu bất ngờ. Xưởng có thể chốt giá sớm, giữ chi phí ổn định cho khách hàng trong suốt thời gian triển khai.
2.2 Đảm bảo đồng nhất chất liệu qua nhiều lần đặt hàng
Với kho nguyên vật liệu quản lý theo mã vải và số lô, doanh nghiệp có thể yên tâm khi tái đặt hàng sau 6 tháng, 1 năm hoặc lâu hơn. Công ty may gia công chỉ cần gọi lại đúng mã vải đã duyệt, đối chiếu màu dưới đèn chuẩn, từ đó giữ được độ đồng nhất tối đa giữa các lần sản xuất.
Điều này đặc biệt quan trọng với các thương hiệu chú trọng hình ảnh, nơi màu áo đồng phục gắn liền với nhận diện thương hiệu. Không phải lo mỗi lô một sắc độ, tránh cảm giác “lệch tông” khi nhân viên mới đứng cạnh nhân viên cũ. Sự đồng bộ về chất liệu, màu sắc giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh đội ngũ chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
2.3 Linh hoạt xử lý phát sinh, đổi size, bổ sung nhân sự
Khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu bổ sung thêm size lẻ, thêm vài chục bộ cho nhân sự mới, công ty may có kho nguyên vật liệu sẽ dễ dàng linh hoạt xử lý. Thay vì bắt đầu lại cả quy trình chọn vải, tìm nguồn, chờ nhà cung cấp, xưởng chỉ việc xuất kho đúng mã vải đã dùng, cắt ráp nhanh theo form có sẵn.
Sự linh hoạt này giúp phòng nhân sự, phòng hành chính giảm bớt áp lực mỗi lần có đợt tuyển dụng mới hoặc cơ cấu lại bộ máy. Họ chỉ cần gửi bảng size và số lượng, phần còn lại để xưởng may gia công xử lý. Về lâu dài, doanh nghiệp xây được mối quan hệ đối tác chiến lược, luôn có sẵn nguồn đồng phục đúng chuẩn thương hiệu mà không lo bị gián đoạn.
3. Quy mô kho nguyên phụ liệu và năng lực dự trữ
3.1 Cách bố trí và phân khu kho nguyên phụ liệu
Một kho chuẩn cho công ty may gia công thường được chia rõ khu vải cây, khu bo cổ tay, khu phụ liệu và khu bán thành phẩm. Mỗi khu đều có kệ riêng, mã kệ, mã lối đi để nhân viên dễ tra cứu. Cách bố trí khoa học giúp việc xuất – nhập – kiểm đếm diễn ra nhanh, hạn chế thất thoát và nhầm lẫn giữa các đơn đồng phục doanh nghiệp khác nhau.
Việc phân khu còn cho phép xưởng theo dõi chính xác tồn kho thực tế theo từng nhóm chất liệu: cotton, poly, thun mè, pique, kaki,… Từ đó, bộ phận kế hoạch có dữ liệu để nhận đơn, xếp chuyền, cam kết tiến độ. Doanh nghiệp đặt may chỉ cần cung cấp số lượng, size, thời gian cần hàng; phần tính toán năng lực dự trữ đã có hệ thống kho hỗ trợ.
3.2 Năng lực dự trữ cho đơn hàng vừa và lớn
Với kho nguyên phụ liệu đủ lớn, công ty có thể duy trì lượng vải dự trữ an toàn cho các nhóm chất liệu đang được đặt nhiều. Điều này cho phép xưởng nhận cùng lúc nhiều đơn may đồng phục theo yêu cầu, kể cả đơn gấp, mà vẫn không bị “đứt nguồn” vải. Năng lực dự trữ càng cao, biên độ nhận đơn càng linh hoạt.
Đối với doanh nghiệp đặt từ vài trăm đến vài nghìn bộ, kho dự trữ giúp chia lô sản xuất theo kế hoạch, không bắt buộc phải nhập vải một lần với số lượng khổng lồ. Xưởng có thể vừa sản xuất vừa bổ sung tồn kho, đảm bảo dòng tiền và tiến độ cho cả hai bên. Doanh nghiệp vì thế yên tâm hơn khi chọn đối tác may gia công lâu dài.
3.3 Hệ thống an toàn, phòng cháy và bảo quản vải
Kho nguyên phụ liệu đạt chuẩn luôn có hệ thống PCCC, thông gió, chống ẩm mốc rõ ràng. Vải được lưu trên kệ cao, cách tường – cách sàn theo đúng quy định, hạn chế ẩm, mối mọt. Với các chất liệu dễ bám bụi, dễ biến màu, xưởng còn dùng bạt phủ hoặc bao bọc riêng từng lô để giữ trạng thái tốt nhất cho vải.
Song song đó là quy trình kiểm tra định kỳ: đo lại độ co, độ bền màu, bề mặt vải ở các lô lưu kho lâu ngày. Nếu phát hiện chất lượng không còn đạt chuẩn, xưởng sẽ loại khỏi danh sách nguyên liệu cho đồng phục doanh nghiệp, tránh rủi ro đưa vải lỗi vào đơn hàng thật. Cách làm này thể hiện sự nghiêm túc trong khâu chuẩn bị nguyên liệu.
4. Các nhóm chất liệu phổ biến trong kho may đồng phục
4.1 Chất liệu cho đồng phục văn phòng và công sở
Trong kho của công ty may gia công, nhóm chất liệu cho đồng phục công sở luôn chiếm tỷ trọng lớn: kate, cotton pha, thun lạnh, kaki co giãn,… Những loại vải này được chọn vì khả năng giữ form tốt, ít nhăn, phù hợp môi trường làm việc văn phòng, showroom, chi nhánh ngân hàng. Mỗi mã vải đều có bảng thông số kèm theo để tư vấn.
Doanh nghiệp khi đến khảo sát có thể sờ trực tiếp từng loại vải, so sánh độ dày – độ rủ – độ mát, thay vì chỉ xem qua catalogue. Từ đó, họ dễ quyết định hơn xem chất liệu nào phù hợp đồng phục lễ tân, nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách hàng,… Việc kho luôn có sẵn những nhóm vải chủ lực giúp rút ngắn đáng kể thời gian chọn chất liệu đồng phục doanh nghiệp.
4.2 Chất liệu cho ngành dịch vụ, F&B, logistics
Với nhóm ngành dịch vụ, F&B, giao nhận, kho thường ưu tiên vải dễ giặt, nhanh khô, bền màu như poly pique, poly mè, thun cá sấu, kaki dày,… Những loại này chịu được tần suất giặt nhiều, tiếp xúc mồ hôi, nắng nóng, bụi đường mà vẫn giữ tốt form áo. Đây là tiêu chí quan trọng khi tư vấn đặt may đồng phục theo yêu cầu cho đội ngũ vận hành.
Kho nguyên liệu cũng phân tách riêng các mã vải có tính kháng bám bẩn, ít xù lông, ít bai dão để đề xuất cho doanh nghiệp cần hoạt động ngoài trời liên tục. Nhờ có sẵn nhiều lựa chọn, công ty may gia công dễ dàng đưa ra 2–3 phương án chất liệu kèm ưu nhược điểm, giúp khách hàng so sánh và chọn được giải pháp cân bằng giữa chi phí và độ bền.
4.3 Chất liệu đặc thù cho ngành kỹ thuật và sản xuất
Một số doanh nghiệp ngành kỹ thuật, xưởng sản xuất, kho bãi cần đồng phục chịu lực, khó rách, an toàn hơn khi tiếp xúc máy móc. Kho nguyên liệu vì vậy luôn dự trữ các mã kaki dày, vải có phủ lớp chống bám bụi, hoặc chất liệu hạn chế bắt lửa tốt hơn so với vải thông thường.
Khi tiếp nhận nhu cầu từ các doanh nghiệp này, công ty may gia công có thể lập tức mở kho trưng ra các nhóm vải đặc thù, giúp khách hiểu rõ cảm giác mặc, trọng lượng, độ cứng – mềm. Việc có sẵn kho chất liệu chuyên cho ngành kỹ thuật giúp rút ngắn thời gian thử nghiệm, đồng thời nâng cao độ tin cậy vào năng lực tư vấn đồng phục chuyên sâu của xưởng.
5. Đảm bảo tiến độ nhờ chủ động nguyên vật liệu quanh năm
5.1 Hạn chế rủi ro thiếu vải, giao trễ đơn hàng
Khi kho nguyên vật liệu luôn có sẵn các chất liệu chủ lực, rủi ro thiếu vải gần như được giảm tối đa. Công ty may gia công không phải “đứng giữa” chờ nhà cung cấp, rồi lại quay sang xin khách hàng dời ngày giao. Điều này tạo nên lợi thế lớn khi doanh nghiệp cần đặt may đồng phục doanh nghiệp cho những dịp cố định như khai trương, hội nghị, roadshow.
Trong trường hợp thị trường biến động, một số mã vải khan hiếm, xưởng vẫn có lượng dự trữ an toàn để hoàn thành những đơn hàng đã chốt. Khách hàng không bị ảnh hưởng tiến độ, thương hiệu không lỡ mất thời điểm ra mắt chiến dịch marketing. Sự chủ động nguyên liệu giúp cả hai bên yên tâm hơn trong kế hoạch sản xuất và truyền thông.
5.2 Chủ động kế hoạch sản xuất theo mùa, theo chiến dịch
Nhờ nắm dữ liệu tồn kho theo thời gian thực, công ty may gia công có thể lập kế hoạch sản xuất trước theo mùa: chuẩn bị vải mát cho mùa nóng, vải dày hơn cho vùng lạnh, chiến dịch lễ Tết,… Khi doanh nghiệp liên hệ, xưởng đã có sẵn các combo chất liệu gợi ý, không mất quá nhiều thời gian tìm kiếm hoặc nhập mới.
Việc chủ động nguyên vật liệu quanh năm còn cho phép công ty mở các chương trình ưu đãi đồng phục doanh nghiệp khi cần kích hoạt đơn hàng. Những lô vải còn đẹp, đủ tiêu chuẩn nhưng tồn kho lâu sẽ được ưu tiên đưa vào các gói giá tốt, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng. Đây là lợi thế mà chỉ những đơn vị có kho vải đủ lớn mới làm được.
5.3 Tối ưu chi phí nhập vải, giữ giá ổn định cho khách
Khi nhập nguyên liệu với số lượng lớn, công ty may gia công thường được mức giá tốt hơn từ nhà cung cấp. Phần lợi thế này được phân bổ dần vào các đơn may đồng phục theo yêu cầu, giúp bảng giá ổn định hơn trong từng giai đoạn, không bị “nhảy số” theo từng đợt tăng giá nhỏ lẻ của thị trường.
Ngoài ra, việc nhập vải theo kế hoạch dài hạn giúp xưởng tránh được những đợt giá cao điểm. Doanh nghiệp đặt may nhờ vậy cũng hưởng lợi gián tiếp: dễ dự trù ngân sách, không lo mỗi lần đặt thêm là một mức giá khác nhau. Về lâu dài, đây là nền tảng để xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững giữa doanh nghiệp và đơn vị may gia công.
6. Kiểm soát màu sắc và lô vải cho từng đơn hàng
6.1 Quản lý mã màu, số lô ngay từ khi nhập kho
Ngay khi vải được nhập kho, từng cây vải đều được gắn tem mã vải, mã màu, số lô, ngày nhập. Thông tin này được nhập vào phần mềm quản lý và gắn với từng đơn đồng phục doanh nghiệp khi triển khai. Nhờ vậy, bất kỳ lúc nào cũng truy vết được lô vải đã dùng cho khách, tránh trộn lẫn giữa các đơn có màu gần giống nhau.
Cách quản lý chi tiết này giúp hạn chế tối đa rủi ro lệch màu giữa các đợt sản xuất. Khi cần tái đặt, công ty may gia công chỉ việc gọi lại đúng mã màu – số lô, kiểm tra tồn kho và tư vấn phương án tối ưu cho khách. Đây là điểm khác biệt quan trọng giữa xưởng có hệ thống và những đơn vị may nhỏ lẻ chỉ quản lý vải theo kiểu “nhớ tay”.
6.2 So màu dưới đèn tiêu chuẩn trước khi cắt
Trước khi cắt, bộ phận kỹ thuật sẽ so màu vải dưới đèn tiêu chuẩn và so với áo mẫu, bảng Pantone hoặc swatch vải đã duyệt. Nếu phát hiện lệch tông, xưởng sẽ dừng lại kiểm tra, tránh đưa nguyên liệu chưa đạt chuẩn vào sản xuất hàng loạt. Quy trình này đặc biệt quan trọng với các thương hiệu chú trọng nhận diện màu sắc.
Việc so màu kỹ lưỡng giúp đồng phục doanh nghiệp khi ra thành phẩm giữ được sắc độ thống nhất trên toàn lô hàng. Khi nhân viên đứng cạnh nhau trong sự kiện, tại quầy giao dịch hay trong showroom, áo không bị tình trạng “người đậm hơn, người nhạt hơn”. Điều này mang lại cảm giác chuyên nghiệp, chỉn chu, nâng giá trị hình ảnh thương hiệu.
6.3 Kiểm soát màu khi tái sản xuất và đặt thêm
Khi doanh nghiệp đặt thêm sau vài tháng hoặc vài năm, dữ liệu lô vải cũ sẽ được gọi lại để so sánh. Nếu vẫn còn đúng mã và lô vải đó, xưởng có thể tiếp tục dùng để đảm bảo đồng màu. Nếu lô cũ đã hết, công ty may gia công sẽ test màu lô mới, so với mẫu cũ dưới đèn chuẩn để đánh giá mức độ chênh lệch chấp nhận được.
Trong trường hợp buộc phải đổi sang mã vải khác, kho nguyên liệu sẽ đề xuất các phương án màu và chất liệu gần nhất, kèm hình ảnh so sánh, để doanh nghiệp quyết định. Nhờ hệ thống kiểm soát màu sắc và lô vải chặt chẽ, khách hàng luôn được thông tin rõ ràng, hạn chế tối đa bất ngờ khó chịu khi nhận đồng phục sản xuất lại.
7. Quy trình nhập kho, test vải và lưu mã màu
7.1 Tiếp nhận và kiểm tra ban đầu khi nhập kho
Khi xe hàng về, bộ phận kho của công ty may gia công sẽ kiểm số lượng cây vải, phụ liệu theo phiếu nhập và hợp đồng mua. Từng cây vải được mở mép để kiểm nhanh bề mặt, độ đều sợi, phát hiện lỗi lớn như loang màu, rút sợi, dệt lỗi. Bước này giúp loại sớm những lô không đạt, tránh đưa vào sản xuất đồng phục doanh nghiệp.
Sau kiểm tra sơ bộ, từng cây vải được gắn tem thông tin gồm: tên vải, mã màu, số lô, khổ vải, chiều dài ước tính. Dữ liệu đồng thời được nhập vào phần mềm quản lý kho. Nhờ vậy, khi bộ phận kinh doanh nhận yêu cầu đặt may đồng phục theo yêu cầu, họ có thể tra cứu nhanh lượng vải khả dụng và thời gian có thể xuất chuyền.
7.2 Test co rút, độ bền màu trước khi cho sản xuất
Trước khi cắt, phòng kỹ thuật sẽ lấy mẫu khoảng 30–50cm từ từng lô vải mới nhập để test. Mẫu được giặt, phơi, ủi theo quy trình chuẩn nhằm đo tỷ lệ co rút, độ bền màu, khả năng xù lông. Kết quả được ghi lại trong phiếu test, gắn với mã vải, mã màu tương ứng để tiện truy xuất về sau.
Nếu kết quả test cho thấy vải co rút vượt mức cho phép, công ty may gia công sẽ điều chỉnh rập, tăng trừ co hoặc loại bỏ không dùng cho các đơn đồng phục doanh nghiệp yêu cầu độ chính xác form cao. Với những ngành giặt nhiều lần như F&B, logistics, bước test này giúp đảm bảo áo không bị teo form, bạc màu chỉ sau vài tháng sử dụng.
7.3 Lưu mã màu, số lô và lập hồ sơ vải
Sau khi test đạt, mỗi loại vải được tạo “hồ sơ vải” gồm: hình ảnh, thông số kỹ thuật, kết quả test, mã màu nội bộ, số lô, nhà cung cấp. Hồ sơ này là cơ sở để tư vấn nhanh cho khách khi cần chọn chất liệu đồng phục doanh nghiệp theo từng ngành nghề, từng ngân sách.
Khi khách hàng chốt mẫu, mã vải và số lô đó sẽ được gắn vào hồ sơ đơn hàng, lưu trong hệ thống. Lần sau doanh nghiệp cần đặt bổ sung, nhân viên chỉ cần tra lại hồ sơ cũ để xem chính xác mã vải đã dùng. Cách làm này giúp xưởng giữ được độ đồng nhất về chất liệu và màu sắc trong suốt vòng đời đồng phục.
8. Tư vấn chọn chất liệu phù hợp từng ngành nghề
8.1 Phân tích môi trường làm việc và tần suất sử dụng
Trước khi lấy mẫu từ kho nguyên vật liệu, đội ngũ tư vấn sẽ hỏi kỹ về môi trường làm việc: trong văn phòng máy lạnh, ngoài trời, kho hàng hay bếp nóng,… Đồng thời, họ cũng tìm hiểu tần suất sử dụng và giặt ủi để đánh giá mức độ chịu mài mòn cần thiết. Đây là cơ sở quan trọng để chọn vải cho đồng phục doanh nghiệp.
Với doanh nghiệp có nhiều ca làm, thay đồng phục mỗi ngày, ưu tiên sẽ là chất liệu bền màu, nhanh khô, ít nhăn. Ngược lại, với khối văn phòng tiếp xúc khách hàng cao cấp, tiêu chí thẩm mỹ, độ rủ, độ sang của bề mặt vải lại được đặt lên hàng đầu. Việc phân tích kỹ ngay từ đầu giúp công ty may gia công tư vấn trúng nhu cầu, hạn chế sai mẫu về sau.
8.2 Gợi ý chất liệu cho khối văn phòng – dịch vụ
Đối với khối văn phòng, ngân hàng, tư vấn tài chính, kho thường ưu tiên các mã thun cá sấu, thun lạnh, kate, cotton pha có bề mặt mịn, đứng form, ít nhăn. Áo polo, sơ mi, váy công sở từ những chất liệu này vừa đủ lịch sự, vừa thoải mái khi làm việc cả ngày trong môi trường máy lạnh.
Ngành dịch vụ, showroom, bán lẻ cần đồng phục giữ form tốt, ít bai dão để hình ảnh nhân viên luôn chỉnh tề khi gặp khách. Lúc này, đội tư vấn sẽ lấy ra 2–3 nhóm vải tiêu biểu từ kho, cho khách sờ thử trực tiếp và thử lên manocanh, giúp doanh nghiệp dễ hình dung và chốt nhanh phương án chất liệu phù hợp hình ảnh thương hiệu.
8.3 Gợi ý chất liệu cho khối vận hành – kỹ thuật
Với khối vận hành, kho bãi, sản xuất, ưu tiên hàng đầu là độ bền, an toàn, dễ giặt. Kho nguyên vật liệu sẽ trưng các nhóm kaki dày, thun mè, poly pique, vải có xử lý bề mặt hạn chế bám bụi. Những loại này chịu được cường độ hoạt động cao mà vẫn giữ được form áo, không nhanh bai sệ như vải mềm thông thường.
Ngành kỹ thuật, bảo trì máy móc có thể cần thêm các chất liệu khó rách, khó bắt lửa hơn vải phổ thông. Nhờ dự trữ sẵn các nhóm vải đặc thù, công ty may gia công có thể tư vấn chi tiết kèm cảnh báo: vải nào nên dùng cho khu vực sản xuất, vải nào chỉ nên dùng cho đồng phục doanh nghiệp phần văn phòng, hạn chế rủi ro an toàn lao động.
9. So sánh chi phí khi dùng kho vải có sẵn
9.1 Chi phí chuẩn bị nguyên liệu khi không có kho vải
Với những đơn vị không sở hữu kho nguyên vật liệu, mỗi đơn hàng mới đều phải đi lại vòng lặp: tìm nguồn, báo giá, chờ dệt hoặc nhập vải, test lại từ đầu. Thời gian kéo dài, chi phí vận chuyển, phụ phí đơn nhỏ, chi phí phát sinh khi vải lỗi,… đều được cộng dồn vào giá thành đồng phục doanh nghiệp.
Trong tình huống thị trường vải biến động, từng đơn hàng có thể bị đổi giá liên tục, rất khó để doanh nghiệp dự trù ngân sách cho cả năm. Nếu phát sinh đặt bổ sung, khách đôi khi phải chấp nhận mức giá cao hơn vì nhà cung cấp vải đã thay bảng giá hoặc không còn hàng, buộc phải chuyển sang chất liệu tương đương nhưng chi phí lớn hơn.
9.2 Lợi thế chi phí khi dùng kho vải sẵn của xưởng
Ngược lại, khi làm việc với công ty may gia công có kho vải, một phần nguyên liệu đã được mua với số lượng lớn, hưởng chiết khấu tốt hơn. Xưởng chủ động chia nhỏ cho nhiều đơn may đồng phục theo yêu cầu, giúp mỗi đơn không phải gánh trọn chi phí nhập vải riêng lẻ. Điều này giúp bảng giá mềm hơn mà chất lượng vẫn ổn định.
Một cách so sánh đơn giản:
| Hạng mục | Không có kho vải | Có kho vải sẵn |
|---|---|---|
| Thời gian chuẩn bị nguyên liệu | 7–20 ngày | 0–3 ngày |
| Rủi ro tăng giá vải | Cao | Thấp hơn, giá ổn định |
| Chi phí test, giao nhận | Tính riêng từng đơn | Phân bổ trên nhiều đơn |
Nhìn vào bảng, dễ thấy lợi thế chi phí tổng và thời gian đều nghiêng về mô hình có kho vải.
9.3 Góc nhìn tổng thể: giá thành và giá trị thương hiệu
Khi dùng kho vải sẵn, giá thành mỗi bộ đồng phục có thể không phải là rẻ nhất trên thị trường, nhưng đổi lại doanh nghiệp có được: tiến độ ổn định, chất liệu đồng bộ, quy trình rõ ràng. Những yếu tố này tạo nên giá trị vô hình cho thương hiệu khi triển khai đồng phục trên diện rộng.
Về dài hạn, doanh nghiệp dễ dàng quy hoạch ngân sách đồng phục theo năm vì mức giá ít biến động. Hơn nữa, không phải tốn thêm chi phí thời gian cho việc tìm nhà cung cấp, kiểm lỗi, xử lý vải hỏng. Mọi khâu đã được công ty may gia công sở hữu kho nguyên vật liệu tối ưu sẵn, giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực cho hoạt động kinh doanh chính.
10. Đồng bộ chất liệu khi mở rộng, đặt thêm đơn hàng
10.1 Giữ nguyên chất liệu khi mở thêm chi nhánh
Khi doanh nghiệp mở thêm chi nhánh, văn phòng mới, vấn đề đầu tiên là đồng bộ hình ảnh đội ngũ. Nhờ có kho lưu trữ đúng mã vải và mã màu đã dùng trước đó, xưởng chỉ cần truy xuất lại hồ sơ và sản xuất thêm đúng chất liệu, đúng sắc độ. Nhân viên mới mặc lên sẽ không bị lệch tông so với đội ngũ hiện tại.
Việc giữ nguyên chất liệu giúp khách hàng, đối tác dễ dàng nhận diện thương hiệu ở bất cứ chi nhánh nào. Từ trung tâm đến tỉnh, từ văn phòng chính đến điểm giao dịch nhỏ, hình ảnh đồng phục doanh nghiệp vẫn thống nhất, tạo cảm giác chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Đây là lợi ích khó đo bằng tiền nhưng rất quan trọng với các thương hiệu đang mở rộng mạng lưới.
10.2 Quy trình đặt thêm dựa trên mã vải đã lưu
Khi cần đặt thêm, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp mã đơn hàng cũ hoặc mã vải đã sử dụng. Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ truy xuất hồ sơ, kiểm tra tồn kho và báo lại phương án: còn đủ vải để sản xuất hay cần bổ sung thêm lô mới. Toàn bộ quy trình diễn ra nhanh, không phải chọn lại chất liệu từ đầu.
Nhờ hệ thống này, việc đặt may đồng phục theo yêu cầu lần hai, lần ba… trở nên nhẹ nhàng. Phòng nhân sự chỉ tập trung lên danh sách size, số lượng cho từng chi nhánh; phần đồng bộ chất liệu, form, màu đã có công ty may gia công đảm trách. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc làm lại từ con số 0.
10.3 Kiểm tra đồng bộ trước khi giao lô hàng bổ sung
Trước khi giao lô hàng bổ sung, bộ phận QC sẽ so màu và so chất liệu giữa áo mới sản xuất và áo mẫu cũ. Họ kiểm form, độ co, cảm giác bề mặt để đảm bảo độ chênh lệch nằm trong mức chấp nhận được. Nếu có thay đổi nhỏ do lô vải khác, khách hàng sẽ được thông báo rõ ràng trước khi giao hàng.
Quy trình này giúp doanh nghiệp luôn kiểm soát được độ đồng bộ của đồng phục qua nhiều năm sử dụng. Dù thay đổi nhà cung cấp vải hay điều chỉnh nhẹ thiết kế, mọi thứ đều có hồ sơ, có cơ sở để so sánh. Đây là điểm cộng rất lớn khi làm việc lâu dài với công ty may gia công có kho nguyên vật liệu chuyên nghiệp.
11. Lưu kho bán thành phẩm và phụ kiện theo từng dự án
11.1 Phân khu bán thành phẩm theo đơn hàng
Với công ty may gia công có kho nguyên vật liệu, khu bán thành phẩm thường được chia riêng theo từng mã đơn hàng. Mỗi giá kệ sẽ ghi rõ tên khách – mã PO – kiểu dáng – size để tránh lẫn lộn giữa các dự án. Nhờ đó, những phần đã may xong thân, tay, cổ… luôn được quản lý chặt chẽ, sẵn sàng chuyển tiếp sang công đoạn sau.
Cách lưu kho bán thành phẩm theo từng dự án giúp xưởng chủ động chia nhỏ tiến độ sản xuất, không phải chờ đủ vải mới chạy một lần. Khi doanh nghiệp cần kiểm tra, chỉ cần tra mã đơn là có thể biết ngay tiến độ đang ở công đoạn nào, bao nhiêu phần trăm đã hoàn thành, bao nhiêu bộ đang ở khu bán thành phẩm chờ ráp.
11.2 Quản lý phụ kiện theo bộ, tránh thiếu sót khi ráp hàng
Ngoài vải, kho còn lưu phụ kiện theo bộ cho từng đơn: nút, dây kéo, bo cổ, logo thêu, tag, tem size,… Tất cả đều được đóng gói và dán nhãn rõ ràng. Khi lên chuyền, chỉ cần xuất nguyên “bộ phụ kiện” đã chuẩn bị sẵn, hạn chế tối đa tình trạng thiếu nút, thiếu bo, thiếu logo ở giai đoạn cuối.
Bảng minh họa quản lý phụ kiện:
| Hạng mục | Cách lưu kho | Lợi ích chính |
|---|---|---|
| Nút, dây kéo | Đóng túi theo mã đơn | Tránh trộn mẫu, dễ kiểm số lượng |
| Bo cổ, bo tay | Cuộn và dán mã kệ | Dễ xuất đúng kích cỡ, đúng màu |
| Logo, tag, tem | Đóng hộp theo từng dự án | Không thiếu logo khi ráp thành phẩm |
Nhờ quản lý phụ kiện chặt chẽ, đồng phục doanh nghiệp khi hoàn thiện luôn đầy đủ chi tiết, giảm lỗi phải sửa tay.
12. Giải pháp thay thế vải khi đứt hàng vẫn giữ form
12.1 Đánh giá nhanh tình trạng đứt vải và lượng tồn
Trong một số giai đoạn, thị trường có thể xảy ra tình trạng đứt mã vải, không dệt thêm hoặc hết màu. Khi đó, hệ thống kho và phần mềm quản lý sẽ giúp kiểm tra lượng tồn cuối cùng một cách chính xác. Xưởng biết được đủ hay không đủ để hoàn tất đơn hàng hiện tại, hay chỉ đủ cho một phần sản lượng.
Việc nắm rõ tồn kho giúp công ty may gia công nhanh chóng trao đổi với khách hàng về phương án xử lý: giữ nguyên vải cũ cho một bộ phận nhân sự, chuyển sang chất liệu tương đương cho phần còn lại, hoặc lên kế hoạch tái thiết kế nhẹ. Mọi tính toán đều dựa trên số liệu thực, tránh ước lượng cảm tính dễ dẫn tới thiếu hụt.
12.2 Đề xuất vải tương đương để giữ form và cảm giác mặc
Khi buộc phải thay vải, đội tư vấn sẽ vào kho lấy những mẫu vải tương đương về độ dày, độ co, độ rủ và sắc độ màu. Mục tiêu là giữ được form áo và cảm giác mặc gần nhất với lô cũ, tránh chênh lệch quá rõ khiến nhân viên dễ nhận ra sự khác biệt.
Bảng so sánh gợi ý có thể được gửi cho doanh nghiệp:
| Tiêu chí | Vải cũ | Vải đề xuất mới |
|---|---|---|
| Độ dày | Trung bình – đứng form | Trung bình – hơi co giãn |
| Bề mặt | Mềm, hơi lì | Mềm, mịn hơn |
| Màu sắc | Xanh navy ước lệch 5% | Xanh navy lệch <3% |
Nhờ kho nhiều lựa chọn, đồng phục doanh nghiệp vẫn giữ được sự đồng nhất tổng thể dù phải thay đổi nguồn vải.
12.3 Thông báo và thống nhất phương án với doanh nghiệp
Trước khi áp dụng vải mới, công ty may gia công luôn gửi mẫu thật hoặc hình ảnh so màu để khách duyệt. Doanh nghiệp được thông báo rõ: vải cũ đã đứt hàng, vải mới có ưu – nhược điểm gì, tỷ lệ lệch màu ước tính ra sao. Chỉ khi nhận được đồng ý, xưởng mới tiến hành sản xuất.
Quy trình minh bạch này giúp doanh nghiệp chủ động quyết định và không bị bất ngờ khi nhận hàng. Dù có thay đổi vải, tất cả đều nằm trong thỏa thuận rõ ràng, giữ được sự tin tưởng giữa hai bên trong những dự án đồng phục dài hạn.
13. Ứng dụng kho nguyên vật liệu cho đơn hàng gấp
13.1 Rút ngắn tối đa thời gian chuẩn bị cho đơn gấp
Với các đơn hàng gấp cho sự kiện, khai trương, hội nghị, điểm nghẽn thường nằm ở khâu chờ vải. Khi đã có kho nguyên vật liệu phong phú, công ty may gia công có thể ngay lập tức đề xuất danh sách chất liệu và màu sắc đang còn sẵn số lượng lớn, giúp rút ngắn triệt để thời gian chuẩn bị.
Khách hàng chỉ cần chọn trong “menu chất liệu có sẵn”, bỏ qua bước chờ dệt hoặc nhập mới. Sau khi chốt mẫu, xưởng có thể cắt rải chuyền ngay trong vài ngày, phù hợp với những chiến dịch marketing cần đồng phục đồng bộ nhưng thời gian cực ngắn. Điều này gần như không thể nếu xưởng không có kho dự trữ.
13.2 Tổ chức sản xuất linh hoạt theo ca cho đơn gấp
Khi nhận đơn gấp, kho nguyên liệu ổn định cho phép xưởng dồn lực vào tổ chức sản xuất: tăng ca, chia chuyền, tách công đoạn,… mà không phải lo chờ nguyên liệu. Từng lô vải, bo, phụ kiện được xuất kho theo tiến độ sản xuất, đảm bảo chuyền may luôn có đủ nguyên liệu để chạy liên tục.
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cần đơn hàng “chạy trước” một phần để kịp dùng cho hoạt động khởi động, phần còn lại giao sau. Kho nguyên vật liệu giúp công ty may gia công linh hoạt chia vải, chia phụ kiện để đáp ứng yêu cầu này, vẫn đảm bảo tính đồng nhất của đồng phục doanh nghiệp trên toàn bộ đơn.
13.3 Đảm bảo chất lượng dù tiến độ gấp
Điểm quan trọng là, dù đơn gấp, vải vẫn phải qua các bước test cơ bản, so màu, kiểm co rút trước khi cắt. Lợi thế của kho nguyên liệu là đã có sẵn kết quả test từ trước cho những mã vải chủ lực, giúp rút ngắn thời gian nhưng không bỏ qua khâu kiểm soát chất lượng.
Nhờ vậy, doanh nghiệp nhận hàng gấp nhưng vẫn đảm bảo: form chuẩn, màu ổn định, chất liệu đúng cam kết. Đây là khác biệt giữa việc “chạy cho kịp” và “chạy nhưng vẫn giữ chuẩn”, chỉ những xưởng có hệ thống kho – test – kiểm soát bài bản mới giữ được chất lượng trong điều kiện thời gian rất ngắn.
14. Quy trình đặt may đồng phục sử dụng kho vải sẵn
14.1 Các bước làm việc cơ bản với doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp liên hệ, công ty may gia công có kho nguyên liệu thường đi theo quy trình:
- Tư vấn nhanh dựa trên nhu cầu, ngành nghề, thời gian cần hàng.
- Chọn chất liệu từ kho vải sẵn và gửi mẫu.
- Thiết kế, chỉnh sửa, duyệt mẫu áo.
- Lập báo giá, thống nhất tiến độ và hợp đồng.
Nhờ kho vải sẵn, bước 2 được rút ngắn rất nhiều vì không phải chờ dệt hoặc nhập vải, đồng thời giảm rủi ro đổi chất liệu vào phút chót.
14.2 Dùng dữ liệu kho để chốt tiến độ và giá
Sau khi chốt mẫu, bộ phận kế hoạch sẽ dựa trên dữ liệu tồn kho vải và phụ liệu để xác định năng lực đáp ứng: có thể khởi động ngay bao nhiêu phần trăm số lượng, thời gian hoàn tất toàn bộ đơn là bao lâu. Những con số này không phải ước lượng mà xuất phát từ tồn kho thật và lịch chuyền.
Trong bảng báo giá, doanh nghiệp có thể thấy rõ: vải thuộc nhóm nào, có phải vải chủ lực đã dự trữ sẵn trong kho hay không, từ đó hiểu vì sao mức giá có thể cạnh tranh hơn so với trường hợp phải nhập vải riêng. Cách làm minh bạch này tạo niềm tin, giúp việc chốt đơn hàng nhanh và rõ ràng.
14.3 Theo dõi tiến độ sản xuất dựa trên mã vải và mã đơn
Trong suốt quá trình sản xuất, mỗi bước từ cắt – may – ủi – QC – đóng gói đều gắn với mã đơn hàng và mã vải đã chọn. Doanh nghiệp có thể yêu cầu cập nhật tiến độ theo từng giai đoạn, biết được hiện tại đang sử dụng bao nhiêu phần trăm lượng vải trong kho cho dự án của mình.
Nhờ quy trình này, doanh nghiệp không chỉ nhận được đồng phục doanh nghiệp đúng hạn, mà còn có cảm giác được đồng hành cùng xưởng trong suốt quá trình thực hiện. Về lâu dài, đây là nền tảng để xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững, nhất là với các công ty thường xuyên cần may đồng phục theo yêu cầu.
15. Quản lý tồn kho, mã vải và số lô trên phần mềm
15.1 Cấu trúc dữ liệu tồn kho trong phần mềm
Với công ty may gia công có kho nguyên vật liệu, toàn bộ vải, bo, phụ liệu đều được quản lý trên phần mềm theo từng mã vải – mã màu – số lô. Mỗi lần nhập – xuất đều được ghi lại, giúp doanh nghiệp và xưởng nhìn thấy tồn kho theo thời gian thực, tránh tình trạng báo nhầm số lượng hoặc nhận đơn vượt quá năng lực hiện tại.
Dữ liệu còn cho phép bộ phận kế hoạch nhanh chóng lập phương án sử dụng vải: lô nào ưu tiên dùng trước, lô nào giữ lại cho khách hàng lớn, lô nào có thể đưa vào chương trình giá tốt. Nhờ vậy, việc đặt may đồng phục theo yêu cầu không bị phụ thuộc vào cảm tính, mà dựa trên các con số rõ ràng, minh bạch.
15.2 Theo dõi nhập – xuất – tồn theo từng đơn hàng
Phần mềm sẽ gắn từng đợt xuất kho với mã đơn đồng phục doanh nghiệp cụ thể. Khi cần kiểm tra, chỉ cần tra cứu theo mã PO là biết đơn đó đã dùng bao nhiêu vải, còn lại bao nhiêu trong kho, có thể đặt thêm được nữa không. Điều này rất hữu ích với các doanh nghiệp đặt hàng nhiều đợt trong năm.
Bảng minh họa quản lý nhập – xuất – tồn:
| Trường dữ liệu | Ý nghĩa chính |
|---|---|
| Mã vải – mã màu | Định danh loại vải duy nhất |
| Số lô | Truy vết chất lượng theo từng đợt |
| Nhập – xuất – tồn | Theo dõi biến động kho theo thời gian |
| Mã PO / Mã khách | Gắn với từng dự án cụ thể |
Nhờ hệ thống này, công ty may gia công dễ dàng giải trình với khách nếu cần, tăng độ tin cậy trong hợp tác.
15.3 Cảnh báo tồn kho thấp và đề xuất nhập vải
Khi một mã vải chủ lực gần chạm ngưỡng tồn kho tối thiểu, hệ thống sẽ tự động cảnh báo để bộ phận mua hàng chủ động đặt thêm. Điều này giúp xưởng tránh được tình trạng đang nhận nhiều đơn đồng phục doanh nghiệp mà bất ngờ bị đứt vải do không kiểm soát kịp.
Bên cạnh đó, dữ liệu lịch sử còn cho phép dự đoán xu hướng tiêu thụ từng chất liệu theo mùa, theo ngành. Từ đó, công ty có thể nhập vải trước với giá tốt, giữ ổn định chi phí cho các khách hàng thường xuyên đặt may đồng phục theo yêu cầu trong suốt năm.
16. Cam kết chất lượng vải và bảo hành khi sản xuất
16.1 Kiểm soát chất lượng vải trước khi đưa vào chuyền
Trước khi cắt, mỗi lô vải đều phải qua các bước kiểm độ co, độ bền màu, bề mặt theo quy trình chuẩn. Chỉ khi đạt ngưỡng cho phép, vải mới được phép đưa vào chuyền may. Quy trình này giúp đồng phục doanh nghiệp ra thành phẩm không bị co rút quá mức, không loang màu sau vài lần giặt.
Với những ngành giặt nhiều, tiếp xúc mồ hôi, bụi bẩn như F&B, logistics, khối kho bãi, xưởng sẽ ưu tiên các loại vải đã test kỹ ở điều kiện “khắc nghiệt” hơn, đảm bảo áo giữ được form và màu trong thời gian dài. Đây là nền tảng để công ty tự tin đưa ra cam kết chất lượng với khách hàng.
16.2 Chính sách bảo hành đường may, chất liệu và màu sắc
Một công ty may gia công chuyên nghiệp thường có chính sách bảo hành rõ ràng cho đồng phục doanh nghiệp: nếu lỗi do đường may, do chất liệu không đúng như đã cam kết (co rút, xù lông bất thường), xưởng sẽ nhận sửa hoặc sản xuất lại theo thỏa thuận. Chính sách này được ghi trong hợp đồng, không nói miệng.
Nhờ có kho nguyên vật liệu quản lý theo mã vải – số lô, khi phát sinh khiếu nại, xưởng dễ dàng truy lại lô vải đã dùng, đối chiếu phiếu test, từ đó xác định nguyên nhân và xử lý nhanh chóng. Cách làm minh bạch này giúp doanh nghiệp yên tâm hơn khi đặt may đồng phục theo yêu cầu số lượng lớn.
16.3 Ghi nhận phản hồi sau khi đồng phục đi vào sử dụng
Sau một thời gian sử dụng, nhiều doanh nghiệp sẽ gửi lại phản hồi thực tế: áo có thoáng không, có dễ nhăn, dễ bạc màu không, nhân viên có hài lòng không. Công ty may gia công sẽ lưu các phản hồi này gắn với từng mã vải, từng dự án trong hệ thống nội bộ.
Những chất liệu nhận nhiều phản hồi tích cực sẽ được đưa vào nhóm vải chủ lực trong kho nguyên vật liệu, ưu tiên tư vấn cho các khách hàng mới. Ngược lại, các mã vải bị phàn nàn sẽ bị hạn chế hoặc ngừng dùng cho đồng phục doanh nghiệp, đảm bảo chất lượng ngày càng nâng lên qua từng mùa đơn hàng.
17. Kho nguyên vật liệu hỗ trợ thiết kế bộ sưu tập mới
17.1 Lấy mẫu vải trực tiếp từ kho cho đội thiết kế
Khi doanh nghiệp muốn làm bộ sưu tập đồng phục mới, đội thiết kế không phải tưởng tượng trên lý thuyết. Họ có thể trực tiếp lên kho chọn swatch vải thật, kết hợp bảng Pantone, từ đó lên moodboard, phối màu, phối chất liệu sát với khả năng sản xuất. Điều này rút ngắn đáng kể khoảng cách giữa ý tưởng và thực tế.
Việc dùng vải đang có trong kho nguyên vật liệu cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian. Thay vì phải đợi dệt thử, nhập thử, mọi thứ có thể bắt đầu ngay với những mã vải đã được test kỹ, đã từng dùng cho các dự án đồng phục doanh nghiệp trước đó.
17.2 Xây dựng capsule collection cho nhiều phòng ban
Dựa trên kho vải có sẵn, công ty may gia công có thể đề xuất các “capsule collection” cho doanh nghiệp: cùng một tông màu chủ đạo, nhưng biến tấu áo polo, sơ mi, váy, áo khoác mỏng cho từng phòng ban. Nhờ đó, toàn bộ đội ngũ vẫn đồng bộ nhận diện nhưng vẫn có sự đa dạng, không nhàm chán.
Kho nguyên vật liệu giúp dễ dàng nhóm các chất liệu tương thích, đảm bảo khi đứng cạnh nhau, các bộ đồng phục không bị lệch quá nhiều về sắc độ, độ bóng hay độ dày. Điều này rất quan trọng khi doanh nghiệp tổ chức sự kiện lớn, chụp hình thương hiệu, cần hình ảnh tổng thể hài hòa.
17.3 Thử nghiệm phiên bản giới hạn theo chiến dịch
Trong các chiến dịch marketing theo mùa hoặc theo sự kiện, doanh nghiệp đôi khi muốn ra phiên bản đồng phục giới hạn: thêm viền màu, thay đổi nhẹ chất liệu, thêm chi tiết phối. Nhờ có kho vải đa dạng, xưởng dễ dàng gợi ý các vải phối, bo phối phù hợp mà không phải nhập thêm.
Việc thử nghiệm trên nguồn nguyên liệu có sẵn giúp giảm rủi ro tồn kho lớn nếu chiến dịch không kéo dài. Nếu phản hồi tốt, doanh nghiệp có thể nhanh chóng nâng cấp phiên bản giới hạn thành bộ đồng phục doanh nghiệp mới, vì toàn bộ chất liệu đã được hệ thống kho và quy trình sản xuất kiểm chứng.
18. Chính sách giữ kho riêng cho khách hàng doanh nghiệp
18.1 Khái niệm “kho riêng” cho khách hàng thân thiết
Một số công ty may gia công có chính sách dành riêng cho khách hàng lớn, đặt hàng đều đặn: giữ một phần kho nguyên vật liệu riêng cho doanh nghiệp đó. Nghĩa là, sau mỗi đợt sản xuất, xưởng sẽ chủ động nhập và dự trữ thêm một lượng vải cùng mã, chỉ dùng cho các lần đặt bổ sung về sau.
Nhờ đó, khi doanh nghiệp cần tuyển dụng thêm, mở chi nhánh mới, bổ sung size lẻ, xưởng có thể đáp ứng rất nhanh mà vẫn giữ được đúng chất liệu, đúng sắc độ màu đã sử dụng trước đó. Đây là lợi ích lớn cho các thương hiệu đang trong giai đoạn mở rộng, thường xuyên cần đặt may đồng phục theo yêu cầu.
18.2 Cách thỏa thuận mức tồn kho tối thiểu và thời gian giữ
Chính sách giữ kho riêng thường đi kèm thỏa thuận tối thiểu về sản lượng trong năm hoặc trong từng giai đoạn. Hai bên sẽ thống nhất: xưởng giữ sẵn bao nhiêu mét vải cho khách, trong bao lâu, và điều kiện sử dụng số vải đó. Tất cả đều được đưa vào phụ lục hợp đồng để đảm bảo quyền lợi đôi bên.
Ví dụ: giữ sẵn X mét vải cho thương hiệu trong 6–12 tháng, nếu hết hạn mà chưa dùng hết, hai bên sẽ cùng thống nhất phương án xử lý. Nhờ rõ ràng ngay từ đầu, doanh nghiệp dễ dàng quy hoạch ngân sách đồng phục doanh nghiệp, còn xưởng chủ động kế hoạch nhập – xả kho.
18.3 Lợi ích dài hạn khi doanh nghiệp dùng kho riêng
Về dài hạn, việc có kho nguyên vật liệu riêng giúp doanh nghiệp luôn ở thế chủ động: cần là có, không phải chờ, không phải lo đổi chất liệu vì đứt hàng. Hình ảnh thương hiệu được duy trì nhất quán qua nhiều năm, từ đồng phục nhân viên mới đến các đợt tái sản xuất quy mô lớn.
Đồng thời, xưởng cũng hiểu rõ phong cách, yêu cầu, tiêu chuẩn của doanh nghiệp, từ đó tối ưu dần thiết kế, form dáng và quy trình. Kết quả là một mối quan hệ đối tác chiến lược, nơi kho nguyên vật liệu không chỉ là nơi cất vải, mà là nền tảng vận hành cho toàn bộ hệ thống đồng phục doanh nghiệp của khách hàng.
19. Case study đồng phục doanh nghiệp sử dụng kho vải có sẵn
19.1 Bối cảnh: doanh nghiệp cần đồng phục gấp cho khai trương
Một thương hiệu bán lẻ chuẩn bị khai trương chuỗi cửa hàng mới trong vòng 30 ngày, cần hơn 800 bộ đồng phục doanh nghiệp cho nhân viên bán hàng và thu ngân. Họ từng làm việc với xưởng nhỏ, không có kho vải nên nhiều lần bị trễ hạn, màu áo mỗi đợt một khác, rất khó đồng bộ hình ảnh khi mở thêm chi nhánh.
Lần này, doanh nghiệp chủ động tìm công ty may gia công có kho nguyên vật liệu riêng để đảm bảo tiến độ. Ngay buổi làm việc đầu tiên, phía xưởng đã mở kho cho khách xem trực tiếp các mã vải còn sẵn số lượng lớn, đồng thời đề xuất 2–3 option chất liệu phù hợp môi trường bán lẻ, giúp việc chốt mẫu diễn ra rất nhanh.
19.2 Giải pháp áp dụng kho vải có sẵn
Dựa trên dữ liệu tồn kho, xưởng đề xuất một mã thun cá sấu poly đã được test co rút, bền màu, còn đủ để sản xuất hơn 1.500 bộ. Mẫu vải được cắt swatch, gắn cùng thiết kế áo polo, khách hàng duyệt ngay trong vòng vài ngày. Toàn bộ bước mua vải, chờ dệt hoàn toàn được lược bỏ.
Bảng tóm tắt hiệu quả:
| Tiêu chí | Trước đây (không kho vải) | Case này (dùng kho sẵn) |
|---|---|---|
| Thời gian chuẩn bị | 10–15 ngày | 2–3 ngày |
| Rủi ro đổi chất liệu | Cao | Gần như không |
| Độ đồng màu giữa đợt | Khó kiểm soát | Kiểm soát theo mã – lô |
Nhờ đó, đồng phục doanh nghiệp được sản xuất đúng chất liệu đã chốt, không phát sinh thay đổi ngoài ý muốn.
19.3 Kết quả thực tế và phản hồi của khách
Nhờ dùng kho nguyên vật liệu sẵn, xưởng khởi động cắt rải chuyền chỉ sau vài ngày chốt mẫu, kịp giao lô đầu tiên trước khai trương 1 tuần để doanh nghiệp kịp fitting, sắp xếp nhân sự. Phần còn lại được giao đúng hẹn sau đó, giúp toàn bộ đội ngũ lên đồng phục đồng bộ ngay trong tuần khai trương.
Phản hồi từ khách hàng cho thấy nhân viên đánh giá cao độ mát, form đứng, ít nhăn của chất liệu. Khi chuỗi tiếp tục mở thêm cửa hàng, họ chỉ cần gửi bổ sung size và số lượng, xưởng dựa trên mã vải – số lô đã lưu để sản xuất thêm, vẫn giữ được màu sắc và chất liệu đồng nhất. Từ một đơn “thử sức”, hai bên tiến tới hợp tác dài hạn.
20. Quy trình làm việc với công ty may gia công TPG
20.1 Bước 1: Khảo sát nhu cầu và tư vấn chất liệu từ kho
Khi doanh nghiệp liên hệ công ty may gia công TPG, đội ngũ tư vấn sẽ hỏi kỹ về ngành nghề, môi trường làm việc, ngân sách và thời gian cần hàng. Dựa trên đó, TPG lựa chọn sẵn các mã vải trong kho nguyên vật liệu phù hợp để khách sờ thử, so sánh. Điều này giúp doanh nghiệp hình dung rõ ràng, thay vì chỉ xem hình trên catalogue.
Việc tư vấn luôn đi kèm phân tích: chất liệu nào phù hợp đồng phục doanh nghiệp cho khối văn phòng, chất liệu nào cho khối vận hành, kho bãi, kỹ thuật,… Khách nhìn thấy được cả ưu – nhược điểm của từng loại vải, từ độ bền, độ co, cảm giác mặc tới khả năng giữ màu sau khi giặt, nên quyết định chọn chất liệu nhanh và chính xác hơn.
20.2 Bước 2: Thiết kế, làm mẫu và chốt phương án sản xuất
Khi đã chốt chất liệu, bộ phận thiết kế của TPG lên mẫu đồng phục doanh nghiệp dựa trên nhận diện thương hiệu: màu logo, tông màu chủ đạo, phong cách mà doanh nghiệp hướng tới. Sau đó, xưởng may mẫu thật bằng chính mã vải đã chọn trong kho, giúp khách kiểm tra form, màu, đường may sát với bản sản xuất.
Bảng tóm tắt đầu ra sau bước này:
| Hạng mục | Nội dung nhận được |
|---|---|
| Thiết kế | File thiết kế + mô phỏng mẫu mặc |
| Mẫu thật | 1–3 size mẫu bằng đúng mã vải trong kho |
| Thông số kỹ thuật | Bảng thông số size, chất liệu, quy cách may |
Khi doanh nghiệp duyệt mẫu, TPG mới tiến hành lập kế hoạch sản xuất và chốt tiến độ giao hàng dựa trên dữ liệu kho.
20.3 Bước 3: Sản xuất, QC, đóng gói và giao hàng
Trong quá trình triển khai, từng công đoạn cắt – may – ủi – QC – đóng gói đều gắn với mã đơn và mã vải tương ứng. Bộ phận QC kiểm soát form, màu, đường may theo tiêu chuẩn đã thống nhất, đồng thời so màu ngẫu nhiên giữa các size, giữa các ngày sản xuất để tránh lệch tông.
Thành phẩm đồng phục doanh nghiệp được đóng gói theo yêu cầu: theo từng phòng ban, từng chi nhánh, từng tên nhân viên (nếu có danh sách). Nhờ xuất phát từ kho nguyên vật liệu quản lý bài bản, TPG dễ dàng đảm bảo: sản lượng, tiến độ và chất lượng đồng nhất. Doanh nghiệp nhận hàng đúng hẹn, dễ phân phát, và có thể đặt bổ sung rất nhanh trong những đợt sau.
